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DESCRIPTION DU POSTE:
Le RAF pilote les aspects financiers, RH, administratifs et logistiques de PALMIS Enèji. Le responsable hiérarchique est le Directeur Général de PALMIS Enèji et le référent fonctionnel pour les aspects comptable et financier est le contrôleur de gestion Haïti (basée au siège d’Entrepreneurs du Monde).
Missions :
Gestion financière de la société et reporting :
- Elaborer, de concert avec le Directeur Vente et Marketing et le Directeur Général le budget annuel
Préparer mensuellement le suivi budgétaire
- Etre force de proposition pour une optimisation de la gestion financière de la société en participant notamment à l’amélioration continue des procédures comptables, du SIG, etc
- Faire un suivi rigoureux du niveau des dépenses par rapport au budget annuel de la société
- Editer les rapports financiers (Conseil d’Administration, Assemblée Générale, Bailleurs...) et participer aux demandes de financement
- Communiquer activement avec le Directeur Général et le Contrôleur de Gestion sur les difficultés ou problématiques rencontrées, au niveau comptable, financier ou de trésorerie
- S’assurer des paiements des factures, taxes et impôts en temps et en heure
- S’assurer de l’application effective et efficace des procédures comptables
Gestion de la trésorerie et des comptes bancaires :
- Valider et signer le rapprochement bancaire mensuel
- Valider et signer le rapprochement des caisses
- Maintenir à jour la liste des signataires sur les comptes bancaires et maintenir les relations avec les banques (commandes de chéquiers…)
- Procéder aux règlements par chèques de toutes les dépenses de l’entreprise
- Suivre les soldes bancaires en gourdes et en dollars US de tous les comptes
- S’assurer des dépôts, transferts et retraits nécessaires pour alimenter les comptes bancaires ou les caisses
- Etablir chaque mois le budget de trésorerie de l’entreprise à 6 mois pour identifier les besoins et anticiper les actions à mettre en place
Comptabilité générale :
- Vérifier l’éligibilité des pièces et justificatifs avant leur validation
- Valider les écritures comptables d’achat, ventes
- S’assurer de la comptabilisation régulière des opérations quotidiennes suivant les procédures prescrites, sur le logiciel interne de gestion
- Saisir les opérations diverses dans la base de données
- Etablir les états financiers mensuels et annuels selon les normes comptables haïtiennes
- Gestion des payes
- Classer et archiver les pièces justificatives
- Assurer une bonne collaboration avec le cabinet d’expert-comptable mandaté
- Superviser la justification des créances et dettes au niveau des comptes de tiers
- Valider les états financiers mensuels (grand livre général, grand livre bailleur, grand livre des comptes de tiers, etc.)
- Superviser la clôture annuelle des comptes
- Assurer le bon déroulement des audits externes mandatés par la législation en vigueur, le Conseil d’Administration ou les bailleurs éventuels
- S’assurer du strict respect des procédures comptables de l’institution et des réglementations locales
- Mettre à jour les procédures comptables et financières le cas échéant en fonction des évolutions et changements organisationnels
Contrôle interne / Audit :
- Participer à la mise en place d’outils de contrôle interne
- S’assurer que les procédures de contrôle soient respectées
- Mettre en place des procédures de contrôle de risque financier
- Effectuer des contrôles inopinés
Gestion administrative, logistique et RH :
- En concertation avec la Direction, proposer toute mesure susceptible de rationaliser les coûts de fonctionnement et d’opérations de l’institution
- Superviser les prestations de services avec EDM Haïti notamment sur la gestion des Ressources Humaines
- S’assurer du maintien en ordre des équipements de l’entreprise (mobilier, installations électriques, véhicules …) et de la gestion des baux (paiement des loyers, respect des contrats…)
- Assurer la gestion la plus efficace des services généraux (eau, électricité, téléphone) et des fournisseurs
- Mettre à jour les procédures administratives, RH et logistiques en fonction des évolutions et changements organisationnels
- Veiller au respect de la société en tenant compte de la réglementation en vigueur
Gestion des immobilisations et des inventaires :
- S’assurer de la bonne gestion des immobilisations (tenue d’un fichier d’immobilisation, étiquetage des biens, etc.)
- Gestion des inventaires mensuels (stocks) et annuels (stocks et immobilisations)
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus n’est pas exhaustive. Le RAF peut être amené occasionnellement à faire toute autre tâche spécifique demandée par son responsable hiérarchique et/ou responsable fonctionnel. |
