Mission principale :
Mettre en place et gérer la gestion administrative, financière et les ressources humaines de la base.
OBJETICFS SPÉCIFIQUES
Objectif 1: Tenir la caisse et les avances de la base :
Activités:
- Vérifier les autorisations d’achat
- Contrôler l’éligibilité des dépenses de la base
- Encoder les dépenses dans les journaux adéquats
- Vérifier la codification des factures enregistrée dans le livre de caisse en conformité avec le CCP
- Tester l’importation dans le logiciel comptable et corriger les erreurs dans le livre Excel et procéder à l’export des fichiers SAGA
- Contrôler la classification des factures originales pour envoi à la coordination dans les délais
- Procéder à la clôture mensuelle sous la supervision de l’Adjoint Chef de Base : comptage physique, édition des documents comptables et envoi à la coordination.
- Faire un suivi des avances ouvertes.
Objectif 2 : Tenir les livres de banque de la base :
Activités :
- Effectuer les chèques après vérification de l’engagement des dépenses (double signature avec le Chef de Base)
- Reporter les transactions bancaires dans le livre de banque
- Effectuer les rapprochements bancaires en fin de mois
- Alimenter la caisse quand nécessaire.
Objectif 3 : Superviser l’archivage des documents comptables et administratifs sur la base :
Activités :
- Superviser l’archivage des copies des contrats (bail, location, partenariat, ...) avant l’envoi mensuel des originaux en capitale
- Superviser l’archivage des différents documents originaux de validation d’achat (Bon de commande fournisseur, demande d’achat...).
Objectif 4 : Effectuer le prévisionnel de trésorerie mensuel et son révisé :
Activités :
- Recueillir les informations financières auprès des responsables de projets, de la logistique, des ressources humaines et de l’administration
- Préparer le prévisionnel de trésorerie mensuel et son révisé et l’envoyer à l’Adjoint Chef de Base. En cas d’absence de ce dernier, l’envoyer directement au Chef de Base de Diffa.
Objectif 5 : Effectuer le suivi administratif des ressources humaines de la base :
Activités :
- Mettre à jour la base de données du personnel et l’envoyer à la Responsable RH à la fin du mois
- Préparer les badges ACF des nouveaux salariés et leurs renouvellements
- Mettre en place le processus de suivi du matériel prêté
- Suivre les avances sur salaires
- Préparer les contrats de travail, les avenants aux contrats ainsi que les renouvellements et les envoyer pour validation à la Responsable RH
- S’assurer de l’envoi des documents originaux à la coordination pour archivage en capitale
- Préparer les per diem du staff national pour les déplacements classer tous les documents dans les dossiers individuels des salariés nationaux et vérifier que tous les dossiers sont complets
- Participer à l’implémentation, l’application et le contrôle des procédures RH.
Objectif 6 : Gérer la couverture sociale des salariés nationaux et effectuer les versements des taxes salariales :
Activités :
- Enregistrer les nouveaux salariés et leurs ayants-droits auprès de la CNSS
- Préparer et effectuer les paiements de cotisations mensuelles
- Etablir les déclarations d’accidents de travail et les démarches en cas de fin de contrat ou de décès
- Assurer les contacts avec les partenaires locaux (assureur, sécurité sociale, caisse de retraite).
- Effectuer le versement des cotisations sociales et taxes (ISB et de l’IU/TS)
- Préparer et déposer au niveau des impôts les déclarations annuelles de l’IU/TS dans les délais.
Objectif 7 : Assister le recrutement dans son aspect administratif :
Activités :
- Assurer les contacts avec les organismes du travail locaux (Inspection du travail, etc.)
- Organiser le processus de recrutement en lien avec le demandeur : prise de rendez-vous, passation des tests, courriers de réponses
- Accueillir et informer les nouveaux salariés des règles des ressources humaines et ACF Niger.
Objectif 8 : Tâches budgétaires
Activités :
- Vérifier que les dépenses prévisionnelles cadrent avec les budgets
- Etablir avec l’Adjoint Chef de Base les prévisions dans le suivi budgétaire
- Vérifier que les coûts intégrés dans le CCP sont conformes à la réalité
- Participer à la construction des budgets.
Objectif 9 : Sécurité
Activités :
- Respecter les règles de sécurité spécifiques du plan de sécurité de la mission et de la base, veiller à ce que le personnel à sa charge respecte le plan et assurer les tâches de gestion de la sécurité qui peuvent être ajoutées aux protocoles.
- Communiquer aux responsables de sécurité du lieu de travail toute information en lien avec la sécurité ou avec le non-respect du plan de sécurité.
- Respecter la politique de la Gestion du Cash de la sous Base de N’guigmi.
(*) La liste des tâches n’est pas exhaustive |