Assistante de direction
Missions Principales
Sous la responsabilité du Managing Director, il ou elle aura essentiellement à :
- Gérer l’emploi du temps du PDG et coordination avec ses rattachés directs (organisation de réunions de service & de travail, rencontres hebdomadaires, etc.)
- Participer à des réunions et établir des comptes-rendus à diffuser aux participants
- Rédiger et mettre en forme les courriers et les documents (juridiques, compte rendu, procès-verbaux...)
- Procède à l`indexation et à l`archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels
- Collecter, diffuser et suivre les informations liées à l’activité et l’organisation de l’entreprise, etc.)
- Assurer la bonne circulation des informations interne et externe
- S`occupe de l`organisation des déplacements des membres de l`équipe ou du responsable
- Assurer le reporting périodique.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et prise de contact avec les différents tiers (Clients, fournisseurs, prestataires…etc.)
- Synthèse et regroupement d’informations avec les commerciaux
- Être capable de gérer le bureau en l`absence de la direction
Tâches Principales
- L’enregistrement et suivi des courriers, tenue d’agendas, organisation et prise de rendez-vous, réservation des salles, absentéisme, déplacements, réunions, conception et reproduction de supports, préparation de dossiers, etc.
- L’accueil des visiteurs de la Direction Générale (renseignement, orientation,…).
- La rédaction des courriers, des comptes rendus de réunions, des notes de synthèse.
Rédaction de courrier en Anglais ou Français
- L’interface avec les interlocuteurs de la Direction Générale
- La prise en gestion du budget, émission des demandes d’achat), ainsi que le relais entre la Direction Générale et les services supports de la CNAF
- La veille documentaire de premier niveau. |