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Sous la supervision générale du Chef de bureau, et sous la supervision directe du Chargé des ressources, l’Assistant/e sera notamment chargé/e de :
Procéder à l’achat d’équipements, de mobiliers et de consommables pour les bureaux Pays
Collecter les devis et préparer les analyses des devis pour sélectionner le/s meilleur/s fournisseur/s Soumettre les analyses de devis pour vérification et signature
Préparer les ordres d’achats et éventuels contrats en fonction des analyses de devis signées et approuvées
Assister la préparation de documents d’appels d’offres, listes d`approvisionnement, bons de commandes, etc... selon les spécifications et les procédures d’achat et d’approvisionnement de l’OIM
Assister les sections Operations et Programmes dans la planification logistique et des mécanismes facilitant la réception, le stockage et la distribution des fournitures et d`équipements
Maintenir le contact avec les services des douanes, assurer le suivi des documents préliminaires requis pour le dédouanement des approvisionnements en temps opportun et conformément au protocole établi
Maintenir le système de suivi des achats et approvisionnements dans le système d’exploitation SAP
Vérifier le carnet de bord des véhicules contrôler les mouvements, les parcours (Kms) et les consommations de carburant des véhicules
Planifier les entretiens périodiques et veiller au bon entretien des véhicules et à la bonne gestion des pièces de rechanges et assister à la coordination du travail des chauffeurs
S’assurer que l’ensemble des règles OIM guidant les achats et services soient respectées et appliquées
Préparer et maintenir une liste de fournisseurs et de devis pour le matériel acheté de façon régulière par l’OIM. Inclure les informations sur les fournisseurs dans une base de données de type Excel
Assurer le suivi des contrats d’entretien du matériel. Maintenir la liste des contrats à jour.
Répertorier les travaux à faire dans les bureaux (eau, électricité, climatisation etc…)
Préparer et soumettre les rapports sur les équipements achetés dans le cadre de projets
NB: Suivre la gestion des dossiers d’assurances (véhicules, immobilier, mobilier…) assurer les formalités d’immatriculation, de renouvellement de l’assurance des véhicules de l’OIM: assurance, visite technique annuelle et obtention de l’exonération de vignette.
Compétences techniques :
Application efficace des connaissances en matière de migrations, coopération et développement dans un contexte organisationnel
Identifier pro activement et défendre les objectifs fixés en alliant coût-efficacité et solutions technologiques
Coordonner efficacement les actions avec d`autres partenaires d`exécution
ETUDES ET EXPERIENCE
a) Titulaire d’un diplôme supérieur en logistique, administration et finances, ou autre diplôme dans un domaine similaire.
b) Au moins trois ans d`expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et la logistique.
c) Bon niveau de connaissances en informatique.
LANGUES : Obligatoires
Excellente maîtrise du français, bonne maîtrise de l’anglais exigée |
