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L`office manager/assistant Team Leader (TL) est responsable de tous les aspects logistiques et du bon fonctionnement du bureau dans lequel il est affecté, et a également pour mission d`assister le Team Leader dans la réalisation de ses tâches projet au quotidien. Ses tâches comprennent, sans s`y limiter :
Organisation de la logistique pour l`ouverture du bureau et son ameublement
Organisation de l`espace de travail
Tenue de caisse et traitement des factures de fonctionnement (sous la responsabilité du TL)
Réception et filtrage courrier entrant et sortant
Responsabilité des achats et approvisionnement bureau
Maintenance des locaux
Organisation de réunions, de séjours et de déplacements d`experts
Aide logistique pour réalisation des activités
Prise de rendez-vous, réception et rédaction des mails
Gestion agenda du Team Leader et, lorsqu`applicable, du reste de l`équipe
Formatage de documents
Impression et distribution de documents
Rédaction de compte-rendus
Classement et archivage des documents du projet (au format papier et numérique)
Toute autre tâche assignée par son responsable hiérarchique
QUALIFICATION :
5 à 10 ans d`expérience minimum à des fonctions similaires
Forte capacité organisationnelle et flexibilité
Autonomie et sens accru des responsabilités, polyvalence
Excellent relationnel
Maîtrise de la comptabilité
Parfaite maîtrise du français à l`écrit et à l`oral
Parfaite maîtrise de logiciels bureautiques (suite Office, PDF, etc.) et des outils internet
Forte capacité à la prise de notes
Expérience de la fonction logistique dans des projets
Très bonne connaissance de la Côte d`Ivoire, et en particulier de la ville d`affectation
Expérience de projets d`assistance technique et de l`aide au développement |
