Gestion et Planification :
-Sous la supervision administrative du point focal, il/elle est responsable de la gestion des dépenses pour le fonctionnement du bureau, y inclus la gestion de la petite caisse et les paiements journaliers qui sont dûment approuvés conformément aux systèmes et procédures de Mercy Corps
-Assurer la préparation des quittances et reçus pour les paiements en espèces et s’assurer que toutes les transactions en nature sont proprement et entièrement documentées
-Il/Elle doit vérifier les rapports de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles en termes d`exactitude et d`exhaustivité et s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de Mercy Corps avant d’effectuer tout paiement
-Il/Elle est Timesheets)
-Enregistrer les récépissés de paiement quotidiennement dans le sous-journal des comptes
-Veiller à ce que toutes les dépenses soient autorisées et traitées efficacement
-Prépare les paiements par chèques et les demandes de transferts bancaires sur la base des documents requis par les systèmes et procédures de Mercy Corps
-Prépare la demande consolidée mensuelle d’espèces pour le bureau de Ménaka.
-Prépare les photocopies des quittances de paiements et les documents justificatifs conformément aux procédures pour le rapport mensuel à envoyer au Département des Finance du bureau national de Mercy Corps.
-Archive toutes les quittances et reçus de transactions en espèces et par chèque et s`assure que le fichier de quittances et reçus est à jour, complet, et sécurisé
-Maintient un dossier de tous les contrats de location, et prépare les paiements mensuels
-Coordonne la préparation et s`assure du respect des délais dans la soumission des rapports financiers mensuels au Département des Finances Bamako de Mercy Corps.
-Assure l’adhésion par le personnel d’appui à toutes les procédures administratives de Mercy Corps
-Gère et renouvelle les contrats de location du bureau et des résidences de Mercy Corps de sa zone de couverture
-Il/Elle est responsable de la gestion efficiente du système de correspondance électronique et papier du bureau
-Il/Elle est responsable de l’accueil des visiteurs, du nettoyage du bureau et des relations avec les partenaires extérieures.
-Garde la confidentialité sur les questions relatives au personnel de Mercy Corps comme les procédures disciplinaires et les montants des divers contrats souscrits.
-Assurer le suivi et la mise à jour des contrats de location de l’entretien des installations telles que l`eau, l`électricité, etc. sont réalisés de selon une fréquence appropriée
-Gérer les équipements informatiques, l’approvisionnement en fournitures de bureau et autres biens du projet
-Assurer le respect des procédures liées aux achats, notamment en ce qui concerne les demandes de cotations et le respect des procédures des bailleurs de fonds
-Gérer les relations avec les différents prestataires (informatique, électricité, eau, réparateurs divers, propriétaire, gardiennage, etc.)
-Maintenir un inventaire de tous les actifs / équipements de Mercy Corps dans sa zone
-Assurer l’organisation logistique des voyages, déplacements, et missions
-Gérer la flotte Mercy Corps : contrats de locations, planning de mise à disposition, entretien, et achat de carburant
-S`assurer du classement correct des documents liés à la gestion de la flotte
-Gérer les achats et les activités logistiques en conformité avec les procédures Mercy Corps
- Organiser et superviser les convois et coordonner la collecte de l’information relative à la sécurité avant les voyages
-Il/Elle est le point focal de tout ce qui est gestion des Ressources Humaines
-Suivi des dossiers Administratifs dans la région de Ménaka
-Facilitation du processus de recrutement à travers la publication des avis et organisation des tests et interviews pour les candidats locaux
-Se comporter d’une manière professionnelle dans la perspective de maintenir la crédibilité de Mercy Corps afin de ne pas nuire à sa mission humanitaire
-Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins. |