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Le RH et Administration Officer a le rôle principal d’assister le Field Coordination dans la gestion et le suivi des procédures administratives et ressources humaines au niveau de Timbuktu ainsi qu’au niveau de terrain (Gourma-Rharous et CSCOM) impliquant :
· Le Cadre administratif et légal,
·Recrutement et Insertion du nouveau personnel, et la
· Gestion des Ressources Humaines (GRH)
Conformité et respect des politiques internes
Le Titulaire du poste :
S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants.
·S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm
·Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC.
·S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.
· S’engage à tenir le classement des dossiers pour assurer la continuité et la capitalisation des expériences de ce poste.
Responsabilités
Taches principales
1.Cadre administratif et légal
a.Assure une gestion correcte des salaires.
b.Tient à jour les dossiers individuels en tout temps.
c.Assure un suivi adéquat de l’administration des RH liée au PN en général et aux arrivées/départs et séjours du personnel international(en lien avec la capitale)
d.Assume la responsabilité de toute correspondance et classement de la documentation administrative.
e.Assurer et coordonner les voyages du staff, visiteurs et consultants (itinéraire, billets, ordre de mission, demande de conge etc…) en collaboration avec les services de la logistiques et sécurité, y compris les logements et déplacements.
f.Coordination de la gestion performances des employés et gestion des talents y compris la dissémination et la formation sur la politique la planification et l’appui au processus d’évaluation de performance de tout le personnel de IMC base au Nord du Mali,
g.Assurer le rapportage mensuel mandataire en matière du personnel, y compris les rapports de suivi des congés, élaboration des courriers et autres
h.S’assurer de l’entretien du bureau et du Staff House, fourniture et réparation y compris la cuisine ainsi que les ustensiles de cuisines. Demander le renouvellement en cas de détérioration
Identifier les besoins mensuels du bureau et des maisons, initier les PRs pour les dépenses de fonctionnement relevant de l’administration et procéder à l’approvisionnement.
j.Appuyer la Field Coordinateur dans la préparation, la communication et l’organisation des réunions. Ceci inclut la préparation et le partage des calendriers de réunions hebdomadaires avec l’équipe de la base, de l’agenda, la préparation et le partage des documents des réunions, la prise des notes et la rédaction des comptes rendus, puis leur dissémination en accord avec le comité de SMT
k.Assurer la dissémination, la formation obligatoire et l’adhésion de tout le personnel aux codes de conduites d’International Medical Corps et faire le suivi et contrôle nécessaire en la matière
l.Tient informé tout le personnel de la mission sur les notes de service en vigueur et d’autres mesures administratives
m.Lien avec les autorités etc…
2.Recrutement et Insertion du personnel nouveau
a.Soutient et fournit assistance à un processus de recrutement de qualité. (du job desc jusqu à la fin de période d’essai)
b.Applique les politiques, les procédures et les outils de gestion d’IMC
c.S’assurer que toute nouvelle unité reçoit une induction au début de son contrat avec IMC, selon la politique interne d’induction et que le document du plan d’induction est signé par toutes les personnes impliquées et classé dans le dossier individuel de l’agent
3.Gestion des Ressources Humaines (GRH)
a.Participe à des procédures d’évaluation et de planification de développement de qualité( ts les aspects depuis les objectifs, évaluation de performance etc Analyse et plan de formation…)
b.Participe à l’organisation de sessions de formation et d’inscriptions. : application du plan etc…
c.Fournit assistance dans la gestion des conflits
d.S’assurer de la disponibilité mensuelle des listes, bulletins de paie, Timesheet et leur accessibilité par le département des finances et RH et faire les copies et scanner des documents pour envoie au bureau national
e.Promouvoir l’égalité homme /femme et l’équité genre dans les aspects en rapport avec le personnel.
4. Développement, bien-être, etc. du personnel
a.Veiller au respect des règles de conduite et de discipline par le personnel et organiser des évaluations régulières de leur travail. Veiller à la préparation d’un entretien et d’un compte-rendu de départ, au départ des employés
b. Veiller à ce que le personnel se restaure régulièrement et ait accès à des soins de santé, le cas échéant
c.S’assurer de l’accessibilité de services visant au bien-être du personnel, comme par exemple du conseil. |
