Sous l’autorité administrative générale du Responsable-pays, l’Assistant administratif et financier se chargera de mettre en œuvre les services administratifs de COMG, notamment les activités liées à la comptabilité et à la préparation du budget, aux ressources humaines et à la supervision de l’utilisation des installations et des ressources du Bureau. Il/elle assurera de manière efficace l’enregistrement, le contrôle et la gestion des ressources de la Banque, les activités opérationnelles du Bureau, conformément aux politiques et directives de la Banque. Il/elle assumera également les autres tâches et responsabilités spécifiques suivantes :
1. Préparation et exécution du budget :
- Contribuer à l’élaboration du budget administratif du Bureau pays de la Banque, conformément au calendrier fixé par le Département du budget, tout en tenant compte des besoins particuliers du Bureau en matière d’investissement.
- Assurer l’enregistrement, l’actualisation et le suivi des dépenses, conformément aux règles et procédures de contrôle interne de la Banque.
- Rendre périodiquement compte de l’état d’avancement de l’exécution du budget et proposer des révisions éventuelles.
- Mettre en place des procédures et des contrôles afin d’améliorer l’efficacité du service et réaliser des économies de coûts et promouvoir une utilisation efficace des ressources de la Banque.
- Faire des suggestions à la Direction sur la manière d’améliorer l’environnement de contrôle du Bureau pays.
2. Finances et comptabilité
- Veiller aux paiements à temps de toutes les factures concernant COMG, conformément aux règles et procédures financières établies.
- Assurer la bonne tenue des ordres de paiement et de tout autre document justificatif.
- Traiter en vue du paiement les frais de mission de chaque membre du personnel, ainsi que ses avances et ses soldes et en garder la trace.
- Assurer la bonne tenue et la mise à jour quotidienne de tous les livres comptables nécessaires du Bureau extérieur, ainsi que de toutes les archives, dossiers d’inventaire et recenser et saisir toutes les transactions financières dans SAP.
- Elaborer tous les rapports financiers mensuels et d’exécution du budget du Bureau pays en vue de les soumettre à l’examen et à l’approbation finale du Responsable pays.
- Assurer à temps la préparation et la vérification des rapports, des états financiers et des calendriers en vue de l’audit des activités du Bureau pays.
3. Gestion des ressources humaines
- Tenir à jour tous les dossiers/fichiers du personnel.
- Actualiser et soumettre des rapports mensuels sur la gestion du personnel.
- Gérer les prestations du personnel du Bureau, conformément à la politique et aux instructions en vigueur en matière de ressources humaines.
4. Administration générale : achats institutionnels des biens et services et gestion des biens et équipements
- Assurer l’achat des biens et services, conformément aux règles et procédures de la Banque.
-Gérer la préparation et le suivi des contrats des prestataires de services.
- Recenser les fournitures du Bureau et faire l’inventaire des biens et équipements de la Banque.
- Assurer la gestion des véhicules du Bureau, conformément à la politique et aux instructions de la Banque en vigueur en matière de transport.
- Veiller à la qualité des installations de la Banque à Madagascar, notamment les espaces de travail, les biens et équipements, ainsi que les prestations de services liées à l’entretien, à la maintenance et à la sécurité des installations, conformément aux normes de la Banque.
- Organiser, superviser et suivre les activités du personnel administratif et veiller à leur formation appropriée, de manière à obtenir des services de qualité.
- Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et du personnel soient obtenus auprès des autorités compétentes.
- Veiller à la gestion et au contrôle approprié des magasins et de la petite caisse du Bureau.
- Fournir un appui administratif à tout le personnel du Bureau extérieur et aux missions de la Banque en visite, le cas échéant.
- Veiller à ce que le classement des dossiers se fasse de manière appropriée au Bureau extérieur.
- Veiller à ce que les mécanismes de contrôle soient convenables, que la séparation des tâches soit effective et que les procédures de la Banque soient intégralement appliquées. |