Sous la direction générale du Directeur principal et la supervision directe du Coordonnateur de l`administration du bureau et des relations gouvernementales, le Commis administratif s`acquittera des tâches suivantes :
- Créer une demande d`achat dans l`environnement SAP MM
- Aider, au besoin, à la création de voyages et au traitement des demandes de remboursement des frais de mission dans l`environnement de voyage SAP
- Recevoir et accueillir les visiteurs (tenir un registre des visiteurs et répondre aux demandes d`information de routine du public)
- Filtrer les appels téléphoniques en fournissant des renseignements et/ou en les orientant vers les membres du personnel indiqués
- Recevoir et trier toutes les correspondances, et les distribuer au secrétaire du Directeur principal
- Fournir des services de secrétariat y compris, sans que cela soit limitatif, la saisie et mise en page, le formatage, la photocopie, l`impression, la télécopie, et la transmission (version électronique et papier) de documents au Responsable des opérations nationales, aux Chargés de programmes nationaux, aux experts sectoriels et aux missions en visite, et servir de renfort au secrétaire de l`Administrateur principal
- S’occuper de tous les espaces publics du bureau en veillant au bon entretien des lieux, gérer l’inventaire du matériel et des fournitures et la prestation des services de restauration
- Assurer l’archivage de tous les articles sélectionnés de journaux nationaux et tenir une base de données simple de tous ces articles
- Prendre les dispositions nécessaires pour assurer le voyage du personnel de RDNG et des missions de la Banque en visite
- Agir en tant que secrétaire pour la rédaction et la distribution des comptes rendus des réunions du personnel
- Effectuer toute autre tâche que peuvent raisonnablement lui demander le Directeur principal, le Chargé des opérations et des programmes pays et les experts sectoriels.
Description du profil
du candidat:
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
- Avoir au minimum une Licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, avec une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau.
- Justifier d`un minimum de quatre (4) ans d`expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d`un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.
- Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d`un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses.
- Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes.
- Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés.
- Maitriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.).
- Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et une assistance au plan administratif.
- Pouvoir exécuter plusieurs tâches en même temps avoir d’excellentes compétences en résolution de problèmes et une grande attention aux détails.
- Être capable de communiquer efficacement démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, des aptitudes dans le travail d`équipe et l`établissement de relations.
- Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.
- Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.
- Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
- Être capable de communiquer efficacement à l`écrit comme à l`oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l`autre langue.
- Maîtriser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.
Informations Complémentaires:
Pour postuler en ligne cliquer sur ce lien>>> https://www.afdb.org/fr/about-us/careers/current-vacancies/administrative-clerk-rdng-3594/
