IRC - INTERNATIONAL RESCUE COMMITEE RECHERCHE SUPPLY CHAIN MANAGER

OBJECTIFS DU POSTE

Sous les ordres de Supply Chain Coordinator et du Chef de Base, le supply Chain Manager est responsable de la bonne gestion de toutes les fonctions Supply Chain au sein du bureau de l’IRC Bamako/Menaka.

La Supply Chain doit être capable d’approvisionner rapidement les Programmes en fournitures, services et équipements en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation.

Elle a également la responsabilité de gérer les équipements, le transport, le stock, la communication au niveau de la base.

RESPONSABILITES

Gestion des achats en conformité avec les politiques et procédures d’approvisionnement de l’IRC dans tout le circuit

Contrôle du respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles sont conformes vis-à-vis des exigences des programmes de l’IRC
Informer rapidement le supply Chain Coordinator et/ou le Chef de base de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude
Faire tous les Contrôles diligentés (références des fournisseurs, visites sur les sites, données historiques, conformité avec ATC) pour les Fournisseurs autorisés et les Fournisseurs contractés
Maîtriser et appliquer les différents SoP en matière d’achats et encadrer les différents staffs Supply Chain et des autres départements
Assurer le meilleur choix qualité/prix/délai lors des analyses des offres
Préparation et suivi des dossiers d’appel d’offre pour les demandes d’achat qui en requièrent
Gestion des processus d’élaboration des accords cadre d’achat des biens ou de service
la création et la gestion d’une liste des fournisseurs autorisés et contractés au moyen des processus de présélection et sélection de IRC
Maintien à jour d’un classeur de tous les fournisseurs et la documentation du « Contrôle diligente »
Gestion du processus des achats internationaux en collaboration avec le GSC
Participation au processus d’élaboration des MPA/MSA en appuyant le supply Chain Coordinator
Partage hebdo, bimensuel et mensuel du PRTS au niveau de la base Bamako/Menaka
Participation à l’analyse des données des achats en vue de faciliter une prise de décision
Supervision des officers logistique en vue de l’archivage des documents et s’assurer que les archives sont exhaustives, complètes et sécurisées
Former les fournisseurs contractés et potentiels sur les politiques, procédures, stratégies de IRC en matière des achats.
Gestion du transport, de la communication radio et de la sécurité en conformité avec les politiques et procédures de IRC

S’assurer que la V4 (Carnet du Chauffeur) est bien rempli pour chaque chauffeur et utilisateur des Motos
S’assurer que la V18 (rapport de passassions du véhicule) est remplie à chaque fois qu’il y’a une mutation entre deux chauffeur
S’assurer que la V28 (Plan de suivi des services) est tenu à jour
Superviser la tenue à jour de tous les documents clés relevant de la gestion de la flotte véhicule, motos, Générateur et de Sécurité
Mettre en place un système d’archivage facile d’accès et transparent
S’assurer du bon approvisionnement des véhicules en carburant de manière régulière et en assurer la traçabilité
S’assurer que tous les véhicules sont à moitié pleins en permanence. S’assurer du contre plein des générateurs de manière adéquate pour toute éventuelle urgence
S’assurer que les checks hebdomadaires des véhicules sont faits par les chauffeurs et transmis aux responsables transports de manière régulière en rapportant tout point ayant besoin de l’attention de la hiérarchie
Suivre de très près les entretiens (vidanges, changement des pièces…) des véhicules + générateurs sont assurés de manière adéquate
S’assurer que le planning des déplacements en fonction des besoins exprimés par les programmes et les services de soutien sont et partagés chaque jeudi et bien suivi
Assurer un coaching du logistique officer tout en prenant les mesures correctives adéquates en cas de manquement
Partager des rapports mensuels de consommations carburant en bonne et due forme et dans les délais requis
Faire un inventaire régulier des matériels de chaque véhicule
Tenir informer le responsable de la base et/ou le coordonnateur logistique de toute information de grande portée nécessitant son attention particulière
Produire le rapport pour chaque incident de véhicule, motos ou autres incidents sécuritaires
Appuyer le field coordinator dans la gestion de la sécurité par la collecte analyse et transmission des informations et données sécuritaires.
Gestion de stock

Assurer une bonne gestion de stock en conformité avec les politiques et procédures IRC
Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks de IRC
S’assurer que les réceptions, les sorties, les manutentions, les certificats à travers les différents formulaires de IRC en matière de la gestion de l’entrepôt sont bien tenus et bien classés
S’assurer que l’entretien des bâtiments d’entreposage ainsi que la propreté et hygiène sont bien faits
Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires au niveau de l’entrepôt en appliquant les politiques y afférentes
Superviser le responsable stock pour garantir les procédures claires de FIFO/FEFO)
Conseiller le responsable de la base et des programmes sur les problèmes ou les besoins d’amélioration concernant l’entrepôt
S’assurer de la tenue à jour le registre d’activités de l’entrepôt en enregistrant toutes les activités, les entrées et les sorties
S’assurer que toutes les réceptions sont documentées et sont cohérentes avec les documents des commandes
Conduire des contrôles périodiques de la gestion des stocks et faire un rapport.
Gestion des équipements en conformité avec les politiques et procédures d’IRC

S’assurer que les étiquetages des équipements sont faits selon la procédure d’IRC
S’assurer de la tenue à jour des attributions et des registres des équipements
s’assurer de la tenue à jour la base de gestion des équipements
Produire et partager le rapport mensuel de gestion des équipements
s’assurer du suivi des entretiens des équipements et du rapport mensuel des rapports y afférents.
Gestion des ressources humaines

Assurer le renforcement de capacités périodiques et continues des staffs sous sa supervision
Identification des besoins en formations des staffs programmes et supply chain sur la base des demandes, des insuffisances constatées en vue de préparer un plan de formation en matière de procurment
Organisation des formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures d’achat à l’endroit des staffs programme et supply Chain sur la base des besoins identifiés et selon le plan
Encadrements continus des staffs supply chains
Conseils au cas par cas et au besoin à l’endroit des programmes et d’autres partenaires
Suivi des absences, conge et Timesheet des staffs qui sont sous sa supervision.
Gestion des intérims et appuis aux différentes bases sur les questions des achats

Gestion de l’intérim du supply Chain Coordinator en cas d’absence
Appuyer les autres bureaux sur les dossiers d’achat nécessitant l’appui de la coordination
Peut-être déployé pour toutes autres tâches au sein du pays.

Rapportage:

Rapports mensuels réguliers à temps
Un système de traçabilité accessible, exploitable et clair tenu à jour
Gestions conformes aux procédures
Des formations conduites à l’endroit des programmes et des autres départements sur la question des achats.

Avoir une Maitrise en logistique ou tout autre domaine pertinent relatif à la description du poste
Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion globale de la logistique d’un bureau
Une grande capacité en communication, leadership et en conduite de renforcement de capacité
Bonne connaissance des législations fiscales du Mali (TVA, BIC, Exonération…)
Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne les Word, Excel, PowerPoint et une grande maitrise de l’internet
Etre disponible pour toute éventualité
Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité.

COMPETENCES ET APTITUDES

Parfaite intégrité personnelle
Attention au détail
Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples
Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes
Bonne capacité en communication, Leadership et en formation
Garantir une étique irréprochable dans l’accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d’insuffisance, d’irrégularité et de fraude).

Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail) au plus tard le 21 Septembre 2018 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou près de l’hôtel Badala, ou aux bureaux/antenne d’IRC à Kidal, Ménaka, Mopti, Nara, Tenenkou en mentionnant le poste Supply Chain Manager Bamako ou Supply Chain Manager Ménaka.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à l’adresse suivante en mentionnant a l’intitulé du message Supply Chain Manager Bamako ou Supply Chain Manager Ménaka: ML-Recruitment@Rescue.org

Contact: