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Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de l’Administrateur National, il ou elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe de coordination.
Les objectifs de son poste sont :
• Assister l’Administrateur national dans la gestion administrative et des ressources humaines rigoureuse, transparente et objective, appliquée dans le respect du code du travail national et de tout texte juridique auquel MdM BE est soumis au Niger, pour le staff national de la coordination
• Garantir le respect du règlement intérieur, de la charte et des procédures administratives et RH en appliquant les politiques de MdM BE
Descriptif des taches :
1. Gestion des ressources humaines :
Assiste l’Administrateur national dans le suivi des RH:
• Assiste l’Administrateur national dans le processus de recrutement des collègues nationaux
• Suit les briefings et prise de poste de tout nouvel employé, assure le briefing admin,
• Contribue au respect du règlement intérieur de MdM-Be et à son amendement
• Collabore avec l’Administrateur national à mettre à jour les dossiers administratifs du personnel : établissement des contrats (sur validation coordination), rappel éventuel des dates de fin de contrats auprès de l’Administrateur National,
• suivi des congés payés, établissement des fiches de salaires…
• S’assure du dépôt des dossiers du staff national auprès de l’ANPE dans les délais
• Assiste au déroulement des élections des délégués du personnel et établit le PV
• Planifie, en lien avec l’Administrateur national, son programme de travail,
• Réajuste régulièrement ce programme de travail, fait le point et alerte en cas de problème,
2. Gestion Administrative
• Réalise le classement régulier des documents administratifs
• Met à jour et suit les échéanciers de payement des factures (loyer, électricité, eau, etc.)
• Préparer les dossiers nécessitant le paiement en appui à l’Administrateur National, faire la première revue documentaire et expédier aux services des Finances à Niamey
• Appui à la rédaction des comptes rendus des réunions, diverses notes de service et des courriers sortants.
• Réceptionner et dispatcher le courrier entrant
• Effectuer toute autre tâche à la demande pour la bonne marche du travail
3. Gestion légale
• Assiste au respect des obligations légales dans toutes les activités administratives en collaboration avec l’Administrateur National
• Suivi de la gestion des contrats de bail, les contrats des consultants et prestations de service. Suit les échéances de fin de convention et s`assure d`introduire les préavis à temps si besoin de résilier les activités administratives
• Communique aux représentants du personnel toute information importante relative aux travailleurs. Entretient des relations de bonne collaboration avec ceux-ci.
Communication interne et externe
• Sous la responsabilité de l’Administrateur National:
• Maintient un lien professionnel et un échange d`informations avec les autres ONG’s (réunions, réseau d`information)
• Etablit et entretient sous la Supervision de l’Administrateur National de bonnes relations de coopération avec les partenaires (les différentes Ambassades, l’avocat, les compagnies aériennes ou agences de voyage, les propriétaires de maison, etc.)
• Etablit et entretient sous la Supervision l’Administrateur National de bonnes relations de coopération avec les autorités nationales (en particulier l’Inspection de Travail, la Caisse Nationale de Sécurité Sociale, l’ANPE, les Assurances, etc.)
• Reporting et Communication
• Collabore à la mise en place du reporting administratif de la mission selon les canevas établis et dans le respect des délais impartis
• Collabore à l’organisation les réunions
• Veille à la confidentialité des dossiers. |
