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Titre du poste : Head of Office Tombouctou
Département : Administration Générale (Opérations)
Superviseur : Head Of Operations (HoOps)
Bande : 10
Pays/lieu : Tombouctou/ Mali
À PROPOS DE CRS
Catholic Relief Services (CRS) accomplit l’engagement des évêques des Etats- Unis pour aider les pauvres et les plus vulnérables à l’étranger. Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de ses opérations. Nous accueillons au sein de notre Agence, le personnel et les partenaires sans distinction de religion, d’ethnie ou de nationalité, de toutes confessions et traditions séculaires qui partagent nos valeurs et notre engagement à servir ceux dans le besoin. Nous sommes l’organe exécutant de la Conférence des évêques catholiques des États-Unis pour ses programmes humanitaires et de développement à l’étranger. Fondé en 1943 nous travaillons globalement dans près de 100 pays y compris le Mali.
DESCRIPTION
Le CRS a commencé à travailler au Mali en 1999 à partir de son Programme Pays du Burkina Faso. Actuellement, CRS Mali emploie environ 175 employés permanents et agit à partir de son bureau principal à Bamako et de ses bureaux sur le terrain à Sévaré (Région de Mopti), Tombouctou et une base à Gao (rattachée à Tombouctou). Le Budget opérationnel de CRS Mali était de $22 millions pour l’année fiscale 2018.
Ces dernières années, CRS a réalisé de nombreuses initiatives humanitaires en réponse aux préoccupations de sécurité et de subsistance alimentaire provenant à la fois d’une insurrection de grande envergure dans le Nord du Mali. Ainsi afin de mieux répondre aux besoins des populations vulnérables de la région, le CRS a ouvert un bureau à Tombouctou. Trois projets sont en cours d’exécution dans la région, cumulant quelques 9 millions de dollars US avec une vingtaine de personne membre du personnel des opérations et de projets confondus. CRS travaille étroitement avec la Caritas et plusieurs autres ONG partenaires locales pour exécuter les projets, ainsi qu’avec les agences Régionales et Gouvernementales locales. En outre, le bureau de Tombouctou reçoit un soutien aux opérations à la fois de ses bureaux de Mopti et de Bamako.
FONCTION PRINCIPALE :
Le Chef de Bureau est responsable de la supervision du bureau de Tombouctou notamment la supervision de l’exécution du programme et de la gestion des opérations, la représentation quotidienne et la gestion de la sureté et de la sécurité. Plusieurs fonctions sont effectuées dans le cadre d’une gestion matricielle à partir de laquelle les membres du personnel ont pour supérieur hiérarchique le Chef de Bureau et sont relies par des lignes pointillées aux responsables techniques concernés basé à Bamako et Mopti.
RESPONSABILITES :
Gestion des Opérations (Conformité, Administration, Finances, Logistique, Entreposage, Ressources Humaines).
Diriger l’équipe administrative et financière pour élaborer les contrats, traiter les paiements et finaliser les rapports (finances, logistique, administration) en conformité avec les politiques, règles et règlements de CRS/bailleur individuel, avec le soutien du Chef des Opérations Head of Operations (HoOps) basé à Bamako.
Superviser l’équipe des opérations et chefs de projet afin qu’ils adhèrent aux politiques et procédures des ressources humaines.
Superviser les responsables de programme dans l’examen des liquidations des partenaires et apporter une vérification avant de l’envoie au bureau national de Bamako.
Travailler étroitement avec le Chef des Opérations (HoOPS) et l’équipe des Opérations pour identifier et coordonner les besoins en assistance technique pour le personnel, y compris les besoins en assistance à court et/ou long terme.
Apporter en cas de besoin un soutien et un contrôle supplémentaire auprès du personnel des Opérations au niveau national.
Assurer une solide supervision des subordonnés directs et le respect des directives CRS concernant la gestion des performances. Favoriser une performance élevée et trouver des solutions à la sous-performance.
Assurer la maintenance et la mise à jour régulière de tous les inventaires, stocks physiques, et faire des rapports en collaboration avec les équipes de l’administration et de la logistique.
Elaborer une liste mensuelle des besoins et gérer les demandes en besoin de fournitures et équipements pour les programmes et le bureau en collaboration avec d’autres membres du personnel.
Assurer une gestion saine et efficace des véhicules, restreindre les coûts tout en assurant un transport sûr et fiable pour les activités du programme. Assurer l’application du système de gestion des véhicules et le déploiement rationnel des véhicules. Favoriser une bonne gestion.
Assurer une gestion conforme de tous les biens et marchandises dans les bureau et entrepôts de CRS – en particulier les vivres et les médicaments.
Assurer une supervision administrative alerte et cohérente du personnel des Finances.
QUALITE ET GESTION DU PROGRAMME
Superviser tous les Responsables de Projets basés à Tombouctou.
Etroitement coordonner l’exécution du programme avec le personnel senior basé à Bamako, y compris le Chef des Programmes Head of Programs (HoP) et le Chef Adjoint des Programmes Deputy Head of Programs (DHoP). Signaler à temps les goulots d’étranglement et les défis, et se préparer à apporter des solutions.
Travailler en étroite collaboration avec les responsables techniques à Bamako pour consolider le planning hebdomadaire/mensuel des activités et la rédaction des rapports afin de s’assurer que les programmes soient conformes aux objectifs, dans les délais et avec qualité.
Travailler étroitement avec le HoP, DHoP, les PM/Coordonnateurs et le personnel pour identifier les besoins en soutien technique et aider à développer la portée du travail nécessaire, les calendriers et le suivi pour le TA fourni.
Surveiller et superviser les activités du projet (y compris les visites fréquentes sur le terrain) en coordination avec le HoP, les Responsables de Programme, le Personnel de la Logistique ou les Assistants des Responsables de Programme.
Assurer une communication efficace avec le personnel Program Quality /les Responsables de Programme basés à Bamako étant responsables de la finalisation des rapports, en fournissant un soutien/suivi technique, examinant les demandes d’avance et répondant aux demandes d’information émanant des bailleurs.
Soutenir les Cycle de Développement des Activités, y compris la collecte d’information, l’élaboration de propositions et l’examen des processus.
Garantir que la responsabilité et le mécanisme de feedback du bureau de Tombouctou soient activement gérés et de manière professionnelle.
Promouvoir et soutenir l’intégration ICT4D dans les activités du programme toutes les fois que cela pourrait ajouter de la valeur.
PARTENARIAT ET COORDINATION :
Collaborer et maintenir de bonnes relations avec les partenaires de CRS dans la région de Tombouctou, particulièrement les partenaires de Caritas. Promouvoir un dialogue régulier en mettant un accent sur la réciprocité et les relations justes.
Permettre des relations solides de coordination/communication et cordiales et de collaboration avec d’autres acteurs dans le domaine cible y compris les ONG locales et internationales, l’OCHA des NU et autres agences des NU. Promouvoir le partage de l’information, ainsi que le partage des leçons apprises/meilleures pratiques dans les secteurs d’intervention en commun.
Maintenir des relations stratégiques avec les acteurs locaux et internationaux de la sécurité, y compris le Chef de la Police, les FAMA, la MINUSMA, tout en permettant une indépendance humanitaire.
Coordonner toutes les visites du personnel de CRS, ses bailleurs, partenaires, etc. au bureau local de Tombouctou.
Fournir les informations sur les interventions du programme, en respectant les délais, pour leurs partagent avec les bailleurs actuels/éventuels, Caritas National et les départements concernés du HQ, afin d’assurer la promotion maximale des activités de CRS et du partenaire à Tombouctou et autour de Tombouctou.
Représenter CRS/Tombouctou auprès du Gouvernement, des Eglises ou d’autres partenaires, et entités, si nécessaire.
SURETE ET SECURITE DU PERSONNEL ET DES ACTIFS :
En collaboration avec le Responsable Sécurité basé à Bamako, superviser l’Agent de Sécurité de Tombouctou.
Travailler avec l’Agent de Sécurité de Tombouctou pour s’assurer que tout le personnel de CRS suive les protocoles de sécurité de CRS.
Surveiller le contexte de sécurité de niveau élevé dans la région de Tombouctou, signaler les changements de tendances au Responsable de Sécurité et au Chef des Opérations.
S’assurer que le bureau de Tombouctou soit géré avec humilité de manière à maintenir une acceptation locale élevée.
RESPONSABILITES DE SUPERVISION :
Responsable de l’assistant administratif, du chargé des achats, des Officers finances, de l’agent de sécurité et des responsables de projet.
COMPETENCES GENERALES DE L’AGENCE (POUR TOUT LE PERSONNEL DE CRS) :
Celles-ci sont enracinées dans la mission, les valeurs et principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
Servir avec Intégrité
Être un Modèle de Bonne Gestion
Cultiver des Relations Constructives
Favoriser l’Apprentissage
COMPETENCES DU COORDINATEUR DE GESTION DE LA QUALITE :
Celles-ci sont enracinées dans la mission, les valeurs et principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
Favoriser une Bonne Gestion des Ressources
Veiller au Respect des Principes
Gérer les Risques de Manière Proactive
Réaliser des Améliorations Opérationnelles |
