Position : Responsable Administratif et Financier
Localisation : Bamako
Superviseur : Directeur du Programme National de lutte contre le Paludisme
Le Fonds mondial de lutte contre le Sida, la tuberculose, et le Paludisme va mettre à la disposition de la République du Mali une subvention (NFM2, 2019-2021) pour la lutte contre le paludisme et Population Services International (PSI) est retenue comme Bénéficiaire Principal (BP).
Pour la mise en œuvre de ladite subvention PSI travaillera en étroite collaboration avec le Ministère de la Santé et Hygiène Publique (MSHP) à travers d’une part, ses services spécialisés tel que le Programme National de Lutte contre le Paludisme (PNLP) et d’autre part, les services déconcentrés que sont les Directions Régionales de la Santé (DRS).
A ce titre, PSI Mali prévoit de recruter, en collaboration avec le MSHP, un Responsable Administratif et Financier pour le compte du PNLP.
Le Responsable Administratif et Financier est chargé de piloter, de programmer et de contrôler toutes les activités administratives, comptables et financières de la subvention Fonds mondial au PNLP.
Il veille à l’application des procédures administratives, financières et comptables.
Il assume sa mission dans le respect des règles et procédures du Fonds mondial et des lois et règlements en vigueur au Mali.
ATTRIBUTIONS
Les principales tâches et activités du Responsable Administratif et Financier seront notamment de :
Finances et Comptabilité
Assurer la préparation et la gestion administrative et financière contrats, la préparation et le suivi des budgets et de la trésorerie, des budgets de la mise en œuvre, l’élaboration du plan de décaissement (exécution financière) et des états financiers, conformément aux normes comptables admises et aux règles de présentation du Fonds Mondial
il contrôle et surveille les entrées et les sorties de fonds du compte bancaire et de la caisse
il analyse et commente les écarts entre prévisions et réalisations financières
il cosigne les chèques, les ordres de virements de paiement et les autres paiements
Il s’assure de la production des situations financières régulières, sincères et fidèles à la réalité économiques, financières et patrimoniale de la subvention
Il doit mettre sur place un système de pilotage budgétaire et en assurer sa mise en œuvre
Il s’assure d’une gestion efficace et efficiente de la trésorerie de la subvention
Il veille à la production de rapports financiers pertinents et à temps opportun
Il supervise la tenue régulière de la comptabilité,
il vérifie périodiquement les livres et registres comptables pour s’assurer de leur bonne tenue
il appuie ses collègues dans la mise en œuvre et l’amélioration de leur système de reporting financier et de la qualité des pièces justification
il facilite les missions de contrôle
il s’assure régulièrement que les pièces justificatives des transactions et tous les documents financiers ou d’ordre comptable sont classés ou archivés suivant des principes efficaces
Etablit les états de rapprochement bancaire
Veille à l’utilisation optimale du système informatisé de gestion financière notamment pour l’enregistrement à temps des opérations financières et la production des états financiers périodique et annuels
S’assurer que le dispositif de maintenance du logiciel de gestion en place permet de corriger toutes les défaillances recensées (paramétrage, imputations, etc.).
GRH
il procède à la description des tâches des postes relevant de sa supervision
il supervise le recrutement du personnel, gère sa promotion, sa formation, ….
il accorde une attention particulière à l’application de la législation du travail en vigueur
Il veille sur la sécurité du personnel
Il supervise l’élaboration des états mensuels de salaire y compris les indemnités des fonctionnaires,
Gestion du patrimoine
il veille à ce que les équipements acquis sur la subvention soient régulièrement protégés contre les risques de tous genres (vols, destructions, etc.) et soient contrôlables à tout moment
il prend toute mesure permettant de localiser et d’identifier les équipements dès leur acquisition
il veille à ce que le personnel utilise ces biens « en bon père de famille »
Participe à la planification et à l’exécution des travaux d’inventaire
Veille à la sauvegarde du patrimoine acquis dans le cadre du Projet et au respect de ses engagements contractuels.
Approvisionnement
il veille au respect des procédures d’acquisitions de biens et de services en vigueur
il assure un contrôle rigoureux des dépenses en veillant au respect du budget
il procède au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds
il veille sur l’élaborer d’un plan de passation annuel de marché et le maintenir à jour
Renforcement de capacités
Procéder à l’évaluation et au renforcement des capacités en gestion financière des entités qui exécutent les actions dans le cadre du projet dans une optique de transfert de compétences et de pérennisation des acquis
Former les ressources en DRS) dans les régions ciblées par le projet notamment sur les guides simplifiés de gestion.
Autres
Assurer le développement et le renforcement de son équipe
S’assurer de l’archivage systématique de tous les documents de gestion
Effectuer toute autre tâche que son superviseur lui confiera dans le cadre de la gestion des opérations ci-dessus citées
Faciliter les missions d’audit externe dans les délais. |