Sous la supervision générale du Chef de Mission, et sous la supervision directe de l’Assistant(e) Exécutif(ve) Assigné(e) au Chef de Mission, le (la) Secrétaire/réceptionniste s’occupera des tâches de secrétariat au niveau du bureau du Chef de Mission dans son ensemble.
Responsabilités :
En particulier, il/elle devra :
- Assurer la réception et la transmission de toute correspondance destinée au bureau
- Délivrer et enregistrer les numéros de référence de toute la correspondance du bureau du Com.
- Maintenir les dossiers pour les correspondances entrante et sortantes liées aux différents domaines d’activités
- Accueillir les invités et les visiteurs du bureau du COM et assurer la liaison avec les responsables de service à leur arrivée
- Assurer que les systèmes de l’OIM pour le courrier soient respectés
- Recevoir et transmettre les appels téléphoniques et le registre des appels
- Coordonner la disponibilité du chauffeur du COM selon son l’agenda
- Assister l’assistant administration et finance dans le suivi des inventaires du bureau
- Procéder à toutes autres tâches appropriées demandées par le chef de Mission, et les chefs de services.
Description du profil
du candidat:
Education
- Formation en secrétariat, administration des affaires ou autres thématiques connexes.
Expérience
- Au moins 3 ans d’expérience dans une position similaire, ou 1 an d’expérience si titulaire d’une licence, par exemple dans une ONG ou une organisation internationale, constitue un atout
- Bonnes capacités rédactionnelles, d’organisation et d’utilisation des ordinateurs
- Engagement personnel, efficacités, flexibilité, axé sur les résultats, capacité de travailler efficacement et harmonieusement avec une équipe de collègue de différentes cultures et parcours pressionnels
- Capacité à travailler de longues heures sous pression.
Langues
- Une maitrise parfaite du français est nécessaire.
- La connaissance de l’anglais et toute autre langue locale est recommandée.
Compétences requises
Responsabilité : capacité à prendre la responsabilité pour action et à répondre positivement à des critiques constructives
- Orientation client – travaille efficacement avec les clients et partenaires
- Apprentissage continu – favorise l`apprentissage continu pour soi-même et pour les autres
- Communication - écoute et communique clairement, en adaptant son message au public cible
- Créativité et initiative - recherche activement de nouvelles façons d`améliorer les programmes ou les services
- Leadership et Négociation - développe des partenariats efficaces avec les parties prenantes internes et externes
- Gestion de la performance - identifie les moyens et mets-en œuvre des actions pour améliorer la performance de soi et celle des autres
- Planification et organisation – planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans le cadre de ses responsabilités
- Professionnalisme - affiche la maîtrise du sujet
- Travail d`équipe - contribue à un environnement d`équipe collégial intègre les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut la participation égale des femmes et des hommes
- Veille technologique - affiche une connaissance des solutions technologiques pertinentes
- Mobilisation des ressources - travaille avec les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins en ressources de l`OIM.
Informations Complémentaires:
Autres
Tous les candidats doivent posséder la nationalité malienne ou une autorisation de travailler au Mali.
Comment postuler :
L’OIM applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse iommalihr@iom.int en mentionnant la référence du poste en objet : VN-ML-04-2019. Les candidatures doivent comporter un CV détaillé, une lettre de motivation et le PHF dans un fichier unique.
La date limite de réception des candidatures est fixée au 20-juin-19 Les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es).