Référence : PPI / GPP / RF / 19
Localisation : Togo
Rattachement hiérarchique : Direction des Programmes
Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminé (CDI)
Temps de travail : Temps Plein
Lieu de travail : Lomé, avec des missions en milieu rural
Prise de fonction : 1er Octobre 2019
Niveau d’étude exigé : BAC + II (ou équivalent), au minimum
Domaines d’étude visés : Anglais, Assistance de direction bilingue
Rémunération : Convenue avec le / la postulant (e)
Une Organisation Non Gouvernementale intervenant principalement et prioritairement dans les domaines de l’Education, la Santé et
l’Environnement recrute pour emploi à temps plein et à durée indéterminée (CDI) un (e) (1) Assistant (e) de Direction Bilingue
(Anglais / Français). Le / la postulant (e) doit être disponible au plus tard le 1er Octobre 2019.
I) DESCRIPTION DU POSTE
Sous l’autorité du Directeur Exécutif, l’Assistant(e)de Direction Bilingue (Français et Anglais) sera engagée en qualité d’appui
administratif et exécutif au Directeur Exécutif et aux autres responsables, notamment le Responsable Programme. Il / elle est
responsable à part entière de la mission déclinée ci-dessous et devra rendre compte à qui de droit.
II) MISSION
L’Assistant (e) de Direction Bilingue joue un rôle de premier plan assurant à notre organisation une stratégie de pointe dans
l’exécution des tâches administratives et la mobilisation de ressources devant permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs. Le
/ la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec d’autres membres de la direction exécutive en s’assurant que les objectifs
de l’organisation soient atteints, que les engagements contractuels avec les bailleurs soient respectés, avec une recrudescence de
nouveaux bailleurs au sein de l’organisation. Le / la titulaire du poste travaille de concert avec les coordonnateurs qui élaborent des
propositions de projets innovants et définissent un soutien stratégique et managérial pour la mobilisation de ressources. Il / elle
collabore avec toute l’organisation dans la gestion de la communication, des medias et des activités du plaidoyer.
III) ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES ESSENTIELLES
1) Recevoir et trier le courrier ordinaire et E-mail
-Réceptionner et envoyer les courriels
-Trier, diffuser et faire suivre les mails aux personnes concernées
-Préparer les réponses aux demandes de renseignements
-Rédiger des correspondances administratives et en assurer le suivi et
-Veiller au fonctionnement du mailing.
2) Réaliser les activités de secrétariat
-Enregistrer le courrier arrivé et départ
-Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise forme)
-Apporter l’appui Administratif à l’organisation des formations et ateliers
-Gérer quotidiennement l’agenda du Directeur Exécutif
-Prendre les rendez-vous pour des personnes internes et externes
-Mettre les informations à la disposition du Directeur Exécutif
-Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements
-Assurer le standard (effectuer et recevoir les appels téléphoniques)
-Assurer la production et la multiplication de documents de travail et
-Suivre l’enlèvement régulier du courrier au niveau de la boîte postale.
3) Mobiliser les ressources et coordonner le fundraising et le reporting
-Assister les coordonnateurs de projets dans la finalisation des propositions de projets dans le respect des directives et normes de
l’organisation tout en veillant au respect de nos engagements
-S’assurer que les demandes de financement sont en parfaite adéquation avec les normes des donateurs
-Développer l’effectivité de l’organisation en matière de supervision, du suivi et de la coordination du fundraising et du reporting
-Aider à l’amélioration des compétences, capacités et systèmes de l’équipe fundraising
-Collaborer avec le Responsable Programme et les Traducteurs pour s’assurer que les propositions de projets sont conformes aux
meilleures pratiques en matière de suivi et d’évaluation
-Coordonner les plans de financement et les rapports en exerçant en qualité de leader dans l’élaboration desdits plans et
l’organisation des événements fundraising
-Produire les rapports fundraising pour le personnel, la Direction ou le Conseil d’Administration
-Développer et approfondir les relations présentes avec les donateurs, s’assurant que l’organisation maintien des communications
effectives et de bonnes relations avec les donateurs et partenaires
-S’assurer que la communauté des donateurs est informée sur nos travaux et réalisations
-Informer en temps réel l’organisation sur les changements des priorités des donateurs et s’assurer que les nouvelles opportunités
font l’objet d’identification et de partage avec les équipes et
-Représenter l’organisation lors des rencontres et réunion avec les donateurs et les événements externes.
4) Traduire les documents administratifs
-Traduire en français tous les documents officiels reçus des partenaires
-Traduire en anglais tous les documents officiels à envoyer aux partenaires et
-Servir en qualité d’interprète en cas de nécessité.
5) Webmastering
-Mettre à jour des contenus sur le site internet (textes éditoriaux, documents à télécharger, liens, etc.)
-Participer à la conception et à la numérisation des documents
-Participer à la rédaction devant faire l’objet de numérisation
-Assurer le montage des photos et vidéos des événements
-Gérer le référencement naturel du site et les relations avec ses utilisateurs
-Animer les réseaux sociaux (facebook, linkedin, et twitter) et
-Gérer l’interactivité du site (forums, mailing lists, réponses aux internautes).
6) Autres attributions et responsabilités
-Assurer la gestion de la petite caisse
-Gérer le stock des fournitures de bureau et introduire des requêtes appropriées
-Préparer les réunions (ordre du jour, salles de réunion, etc.) et assurer la prise de notes (rédaction des comptes rendus et procès-
verbaux)
-Procéder à la classification et à l’archivage des documents et dossiers du personnel et
-Assurer d’autres tâches selon les nécessités de service.
Description du profil
du candidat:
QUALIFICATIONS REQUISES
Le poste d’Assistant(e) de Direction Bilingue est ouvert aux candidats masculins et féminins justifiant des qualifications et
expériences minimales suivantes :
1) Education
-Niveau minimum : BAC + Deux (II) ans d’études(ou équivalent)
-Domaines d’étude : Anglais ou Secrétariat / Assistance de Direction bilingue.
2) Expérience et / ou formation
-Une expérience de deux (2) ans en qualité de Secrétaire ou d’Assistant(e) de Gestion dans une organisation est indispensable
-Une expérience en mobilisation des ressources serait souhaitable
-Une expérience en traduction et d’interprétation dans une organisation ou/et formation dans un cabinet y relatif serait un atout et
-Une connaissance de la gestion quotidienne d’un site internet serait un atout.
3) Autre connaissances
-Avoir une bonne connaissance des logiciels usuels : Word, Excel, et PowerPoint (connaissance indispensable)
-Avoir une excellente connaissance des logiciels suivants : Publisher, Outlook, Internet et les courriers(connaissance indispensable)
et
-Avoir une bonne connaissance du management des projets serait un atout.
4) Aptitudes
-Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles : Anglais (très bien) et Français (bien)
-Etre parfaitement bilingue aussi bien à l’oral qu’à l’écrit
-Etre capable de traduire les documents dans les deux langues
-Etre motivée pour son travail, faire preuve d’autonomie et savoir gérer les priorités et
-Avoir des dispositions interpersonnelles à travailler en équipe.
5) Comportements
-Avoir le sens de l`organisation, des relations, de la tenue et de la courtoisie
-Etre capable de travailler sous pression dans un environnement multiculturel et faire preuve d’une grande discrétion
-Etre de bonne moralité et
-Etre méthodique, accueillant(e) et ordonné(e).
Informations Complémentaires:
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
La procédure de recrutement est la suivante:
1.Etude et sélection des dossiers
2.Test écrit
3. Entretien
4. Vérification des antécédents et
5. Signature du contrat et prise de fonction.
VI) COMMENT POSTULER
1.Documentation à envoyer
Les documents à envoyer sont les suivants :
-Lettre de motivation
-Curriculum Vitae actualisé avec photo récente
-Dernier Diplôme
-Attestations de formation et/ou stage et
-Attestations d’emplois antérieurs.
2. Format de la documentation
Tous les documents doivent être envoyés en format PDF. Plus précisément, la lettre de motivation le Curriculum Vitae actualisé
(avec PHOTO RECENTE) et le dernier diplôme doivent être envoyé en fichiers PDF séparément. Les attestations de formation et/ou
stage doivent être envoyées en un seul fichier PDF il en est de même des attestations d’emploi. Au total, CINQ (05) DOCUMENTS
PDFdoivent être envoyés au Directeur Exécutif de l’organisation.
3. Langues et adresses électroniques
Les documents de candidature doivent impérativement être envoyés en français, à l’exception de la lettre de motivation qui doit faire
l’objet de rédaction dans la langue anglaise. Les documents doivent être envoyés à l’adresse email ci-dessous indiquée :
philanthropicproject@gmail.com
Le format de l’objet de l’email est le suivant :
NOM & PRENOM_ASSISTANT(E) DE DIRECTION BILINGUE
4. Date limite et autres informations
Les documents susvisés doivent être adressés au Directeur Exécutif de l’organisation au plus tard le 19 Août 2019 à 23h59 mn.
Seules les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure de recrutement.
Les candidat(e)s doivent jouir d’une bonne santé, être âgé(e)s de vingt-trois (23) ans au minimum, et être capables d’effectuer des missions en milieu rural.
