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SUD CONTRACTORS recrute ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE
Description du poste
Sous l`autorité du Responsable administratif, la titulaire a pour mission principale la gestion, l’organisation et l’exécution des tâches administratives.
ACTIVITES DU POSTE:
- Recevoir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger,
- Noter les messages et planifier les rendez-vous
- Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s`occuper de la gestion des messages électroniques
- Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger
- S’occuper de l`organisation des déplacements de membres de l`équipe ou du responsable
- Vérifier l`état des stocks des fournitures de bureau, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer
- Actualiser des données de suivi d`activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
- Surveiller et contrôler l`exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
- Procéder à l`indexation et à l`archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels, ...
- Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...) - S’occuper du suivi administratif des dossiers du personnel et mettre en place la logistique des formations et des recrutements
- S`occuper de la gestion administrative et comptable d`une structure
- Synchroniser l`activité d`une équipe
SAVOIR FAIRE TECHNIQUES:
- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Word, Excel, Internet Explorer, …)
- Savoir chercher l’information et la mettre en application (le traitement)
- Savoir être rigoureet méthodique, disponible dans les moments de pointe
SAVOIR FAIRE COMPORTEMENTAUX
- Être organisée et méthodique
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer ses stress et être réactive
- Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
LA RESPONSABILITÉ:
- La responsabilité du titulaire est engagée dans la disponibilité, la bonne performance, la sécurité, la qualité des correspondances
- La confidentialité des informations en sa possession
- La production des rapports
- Le respect des procédures et des règles de discipline au sein du Service
- la diffusion des informations sur les anomalies
- Le dépôt des documents pour signature
- La gestion des rendez-vous et des visiteurs. |
