Le Chef de Bureau est opérations, finances, administration, sécurité, etc.) tout en s`assurant que toutes les activités des programmes sont mises en œuvre. Le Chef de Bureau gérera également la sécurité du personnel, représentera Mercy Corps auprès du gouvernement local, d`autres ONG et d`autres parties prenantes, et rendra compte régulièrement au bureau pays.
TACHES ET RESPONSABILITES:
Responsabilités générales
Superviser tous les départements de support au niveau du terrain (logistique, finances, administration, RH, etc.) et veiller au respect des procédures administratives, financières et de passation de marché de Mercy Corps
Veiller au suivi budgétaire et assurer une utilisation efficace, efficiente et transparente des ressources financières, matérielles, et les ressources vivres destinées à la mise en œuvre du programme en conformité avec les procédures de Mercy Corps et les politiques et restrictions des bailleurs de fonds
Assurer la gestion des ressources humaines du bureau en collaboration avec l’Administration & les Ressources Humaines,
Suivre les indicateurs-clé de performance des services opérations et identifier des moyens pour une amélioration continue des performances
Superviser tous personnel au niveau du bureau
Créer et maintenir un environnement de travail coopératif et positif dans lequel tous les membres de l’équipe connaissent leur rôle et responsabilité et participent à la prise de décision
Encadrer, guider et motiver les membres de l’équipe dans le but d’atteindre les objectifs programmatiques et leur objectif de développement personnel
S’assurer que tous les membres de l’équipe disposent de terme de références desquels des plans de travail avec des objectifs clairs sont élaborés
Exécuter toutes les tâches dans le domaine de sa compétence que le responsable hiérarchique pourrait lui confier.
Support aux programmes
Gérer la mise en œuvre des activités de programme et opérationnelles dans la zone, en utilisant efficacement l`assistance des conseillers techniques au niveau nationale, des gestionnaires de programme nationales, ou du personnel de soutien opérationnel.
Gérer les programmes / projets en veillant à ce que les projets et les rapports soient exécutés dans les délais et le budget convenus.
Travailler en collaboration avec les équipes programmes et soutenir le développement de notes conceptuelles et des propositions de haute qualité.
Fournir l’appui technique et méthodologique dans la coordination, la supervision et l’évaluation de la gestion administrative et logistique pour l’atteinte des objectifs de tous les programmes / projets.
Identifier les principales menaces pouvant influer sur la qualité du programme et les impacts éventuels et en informer le bureau de Bamako.
Participer à l’élaboration des propositions de projet en collectant des données selon les besoins et les planifications du programme
Contribuer à l’élaboration des rapports hebdomadaire et sur les activités des programmes en coordination avec les autres membres de l’équipe locale
Rédiger des différents rapports hebdomadaires, mensuels et participer à celle des rapports bailleurs.
Représentation & Coordination
Représenter Mercy Corps auprès des bénéficiaires et des autorités et des partenaires nationaux et internationaux dans la zone des activités des programmes.
Expliquer aux partenaires et à la population les activités et les objectifs des programmes de Mercy Corps.
Entretenir une collaboration professionnelle avec les partenaires des services en place,
Représenter l’organisme aux réunions externes de coordination technique, ainsi qu’avec les autorités locales.
Etablir des relations étroites et fructueuses avec les autorités gouvernementales locales, les chefs religieux, les partenaires pour assurer le soutien et l`acceptation du programme de Mercy Corps.
Gestion de la sécurité
Garantir que les systèmes et les procédures sécuritaires de Mercy Corps sont en place et opérationnels et entreprendre des évaluations régulières des menaces, de la vulnérabilité et des risques.
S’assurer de la bonne compréhension et du respect des procédures sécuritaires de Mercy Corps à l’ensemble du Staff
S’assurer que les procédures de sécurité sont mises en place et que tout le staff en est informé de même que les visiteurs occasionnels.
Assurer un briefing de sécurité pour le personnel visitant le bureau. |