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Titre du Poste : Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication
Emplacement : Bunia, Province de l’Ituri, RDC
Département : Administration
Date : 10 Février 2020
Description de la division/Département:
Trócaire est l’Agence Catholique Irlandaise pour le développement d’Outre-mer. C’est une agence de partenariat qui travaille avec les organisations locales et de la société civile dans plus de 20 pays en voie de développement en Afrique, Asie, Amérique Latine et le Moyen Orient afin d’apporter des changements. Trócaire en RDC met en place un programme intégré qui repose sur 3 piliers principaux à savoir : la Réponse Humanitaire, les Moyens d’Existence Durables et la Gouvernance & Genre (avec un accent sur l’autonomisation économique des femmes et les changements de normes discriminatoires envers les femmes et jeunes filles les plus vulnérables et marginalisées).
Depuis 2014, dans une perspective de promotion de résultat palpable et à impact visible, Trócaire a orienté toutes ces interventions de programme intégré en province de l’Ituri pour finalité l’amélioration de la résilience communautaire et l’égalité des sexes des groupes cibles.
Trocaire RDC possède deux bureaux en RDC dont un à Bunia et un bureau de représentation à Kinshasa. Il est composé de 28 staffs donc 5 basés à Kinshasa et 23 à Bunia.
Au vu de l’agrandissement du bureau, de l’accroissement des activités du programme de l’organisation et de la situation sécuritaire qui prévaut et qui méritent une attention dans les zones d’interventions des projets, le recrutement d’un(e) Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication est indispensable afin de permettre à Trocaire de gérer de manière efficace et efficiente :
La sécurité et la communication sécuritaire de son staff en coordination avec UNDSS, INSO et les partenaires de mises en œuvre
Toute la logistique du bureau de Bunia permettant de délivrer au travers des partenaires de mise en œuvre, un programme intégré à impact visible et palpable sur les nouvelles stratégies ambitieuses qu’elle s’est assignées en Province de l’Ituri.
Accompagner et former si nécessaire les partenaires dans le processus d’achats des intrants.
Contexte du rôle
Le/la candidat(e) Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication à retenir aura pour rôle prioritaire de mettre en place un système de gestion efficace, effective et efficiente de l’ensemble des besoins logistiques et de sécurité du bureau de Trocaire à Bunia. Il/elle sera sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier basé à Bunia. Il/elle recevra un appui du Responsable de la sécurité et du Responsable Logistiques & Respect de Procédures basé au siège de Trocaire en Irlande et devra collaborer avec le Responsable de l’Administration et Ressources Humaines basé à Kinshasa.
Rapporte au : Directeur Administratif et Financier (Superviseur directe)
Travaille en collaboration avec : L’Assistant Administratif, Responsable de l’Administration et Ressources, Responsable de finances, Chargés de programmes
Supervise : 03 Chauffeurs de Trocaire basés à Bunia
Type de Contrat : Durée déterminée - Contrat d’emploi national selon la loi congolaise
Durée du Contrat : Un an (renouvelable) avec une période d’essai de trois mois minimum
Echelle Salariale : Assistant d’Administration et Finance
Lieu d’affectation : Bunia, Province de l’Ituri, République Démocratique du Congo
Etendue du rôle :
Le/la candidat(e) Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication devra également faire tous les achats relatifs au bon fonctionnement du bureau en respectant scrupuleusement les procédures internes de Trocaire liées aux achats, conduire les véhicules de Trocaire à Bunia et sur les lieux du projet quand ils sont accessibles par véhicules (très probablement en Province de l’Ituri) et gérer au jour au jour la sécurité du staff à Bunia en participant au réunions de sécurité , collaborant avec UNDSS et INSO et produisant un rapport sécuritaire hebdomadaire sous forme de SITREP.
Obligations & Responsabilités clés
I. Logistique du bureau
Le/la Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication exécute la stratégie de gestion logistique définie par l’organisation dans les différents domaines :
1. Offres Achat :
Concernant les achats, le/la candidat(e) Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication :
Elabore l’état des besoins de l’organisation en termes d’achats pour l’approvisionnement du bureau,
Avec l’appui de la hiérarchie, rédige les appels d’offres et participe à la sélection des fournisseurs capables de répondre aux besoins stratégiques de l’organisation,
Effectue la préparation, la coordination et le suivi logistique permettant de réaliser les opérations d’achat conclues entre Trocaire et les fournisseurs,
Négocie avec les fournisseurs les conditions préférentielles d’approvisionnement en biens et services en fonction des coûts, qualité, délai de livraison et conditions de paiement…,
Construit et gère la qualité de fournisseurs et développe des relations à long terme avec les fournisseurs privilégiés,
Identifie, anticipe et gère les risques potentiels avec les fournisseurs,
Contrôle les procédures d’achats et l’exécution des marchés.
Appui les partenaires de mise en œuvre de Trocaire dans les procédures d’achats en cas de nécessité.
2. Contacts extérieurs :
Effectue les courses de routine du bureau et s’occupe des achats pour l’approvisionnement hebdomadaire et mensuel en fournitures et autres matériels de bureau,
Distribue les correspondances, invitations et autres documents auprès des privés, ONGI, agences des NU et services de l’Etat.
3. Véhicules et Générateurs :
Il est responsable du suivi des entretiens techniques des véhicules du bureau,
Organise les mouvements des véhicules à Bunia et dans les autres territoires de l’Ituri
Il est responsable du suivi des entretiens techniques et des groupes électrogènes de Trócaire sur base des fiches de renseignements approuvées par le DAF.
4. Gestion des stocks :
Assure la mise à jour des inventaires et la gestion des stocks des actifs du bureau de Bunia
Assure la gestion du stock de carburant au bureau de Bunia,
Fait le suivi du travail des gardiens commis à la sécurité du bureau et du Guest Ho
5. Protocole et voyage :
Il assure en toute responsabilité et sécurité, l’accueil et le départ des collègues et invités à l’aéroport et aux autres postes de frontière,
Il est responsable de la réservation des vols pour le staff Trócaire RDC, les missions du siège et pour les consultants.
II. Sécurité
Le/la Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication est responsable de collecter et d’analyser les informations sécuritaires, de fournir des recommandations, d’analyser les risques et de mettre à jour les plans de sécurité. Il apporte aussi un support opérationnel aux équipes d’urgence se trouvant sur le terrain.
1. Gestion de la sécurité :
En matière de gestion de la sécurité, le/la Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication devra :
S’assurer que les règles de sécurité soient bien en place et respectés au sein de l’organisation
Établir tous les contacts nécessaires à une bonne gestion de la situation sécuritaire en Ituri
Nouer et maintient une relation positive avec les acteurs clés de la sécurité dans la région
S’assurer que les véhicules Trocaire, maisons et équipements répondent aux normes de sécurité standards. Il fournit des recommandations pour l’amélioration de ces normes de sécurité, si nécessaire.
Participer à la gestion d’incident/d’évacuation/relocalisation des équipes se trouvant sur le terrain sous la supervision directe du Chef de bureau/Directeur de Programme et du Directeur Pays
2. Analyse du contexte et des risques :
Le/la Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication est responsable :
De la collecte et analyse de toutes les informations sécuritaires à partir d’une variété de sources nationales et internationales (points focaux partenaires, staff terrain, agences UN, autres ONGI, média…)
De maintenir un tableau d’analyse des risques et sa mise à jour
De conduire une analyse des menaces et risques dans les zones/territoires de concentration de Trocaire
De définir et proposer des mesures de sécurité afin de limiter les risques identifiés dans l’analyse des risques
De proposer des mises à jour des plans de sécurité en fonction de l’évolution du contexte
De développer des plans de contingence par rapport à chacun des risques identifiés dans les différentes zones d’intervention.
3. Briefing sécuritaire et Formation :
Le/la Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication devra :
S’assurer que tous les visiteurs et staff ont reçu un briefing de sécurité à leur arrivée/prise de poste
S’assurer que le document de briefing sécuritaire est actualisé et disséminé afin d’aider tout le staff (internationaux et nationaux) à comprendre la situation sécuritaire dans les villes de Bunia et Kinshasa.
De proposer des formations régulières aux staffs en gestion sécuritaire et sécurité personnelle afin de favoriser une prise de conscience sur les enjeux sécuritaires.
De participer à toutes les réunions du Cluster Sécurité avec les autres acteurs humanitaires tels que les ONG et INSO, les agences des NU (UNDSS), Bailleurs des fonds, autorités gouvernementales et non gouvernementales…
III. Communication et Technologie de l’Information
Le Responsable de la Logistique, Sécurité et Communication aura entre autres responsabilités :
La gestion du réseau de communication et matériels informatiques (ordinateurs, le serveur, imprimantes, etc.) et garder contact avec la personne d’appui IT (contractant externe) concernant la maintenance et la solution aux problèmes techniques, en cas de besoin.
Effectuer chaque semaine une sauvegarde des fichiers et garder une copie sur place et une autre en dehors du bureau
Tenir l’audit des équipements informatiques
Assister l’IT Régional dans le suivi de la maintenance (parfois à distance) des matériels informatiques (serveur, ordinateurs, imprimantes, etc.) et dans l’enregistrement des nouveaux collègues dans le système informatique de Trocaire
Assister l’IT Régional dans le Suivi de la gestion Internet du Bureau de Bunia.
Gestion du réseau partagé et la base de données du Bureau
Faire le suivi de la connectivité au réseau auprès du fournisseur d’internet.
Garantir la communication avec le staff avant, durant et apres toute descente sur terrain
Gérer tout le matériel de communication sécuritaire en s’assurant qu’il est disponible, fonctionne et que le personnel l’utilise de manière efficace et efficiente |
