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Rôle principal :
Sous la supervision hiérarchique et technique du Senior Logistics Officer, le/la Transport Officer sera responsable des opérations logistiques liées à la gestion du parc automobile, des motos et des générateurs, mais également des mouvements du personnel dans la région de Tahoua conformément aux politiques et procédures logistiques de Concern Worldwide.
Il/elle supervisera directement les Chauffeurs.Il travaillera en étroite collaboration avec le Mécanicien Automobile Itinérant, les Responsables des programmes de Tahoua et les utilisateurs des motos, ainsi que l’équipe logistique de Niamey avec des interactions fréquentes avec les prestataires externes (réparateurs des motos, garages, etc.).
Tâches et responsabilités principales :
Responsabilité 1 : Gestion du parc automobile, des motos, des générateurs, et rapportage.
Sous la supervision du Senior Logistics Officer et en consultation avec le Mécanicien Automobile Itinérant, élaborer le plan de maintenance préventive des véhicules, motos et générateurs
- Effectuer le suivi de leur maintenance et déterminer toute défectuosité nécessitant une maintenance intensive et/ou réparation.
- S’assurer que les véhicules, les motos et les générateurs sont dans un bon état de fonctionnement tout en maintenant le meilleur rapport qualité / prix.
- S’assurer que les Chauffeurs auxquels les véhicules sont affectés, et le personnel programme auquel les motos sont respectivement affectées les utilisent adéquatement et rationnellement, les maintiennent en bon état de fonctionnement et ne les exposent pas aux pannes évitables.
- Suivre la réparation interne des véhicules, mais également celle faite pas les garages externes et s’assurer qu’elles sont faites efficacement.
- S’assurer que les réparations des motos et générateurs par des prestataires externes sont également effectives et efficaces.
- Faire la planification hebdomadaire des mouvements des véhicules et motos en coordination avec les programmes, et effectuer le suivi des coûts.
- Aider dans la mise en place d’un stock de pièces détachées afin d’assurer la maintenance et les réparations de base et en assurer le suivi.
- Contrôler la qualité des pièces détachées (pièces d’origine)
- Suivre de consommation des véhicules, motos, générateurs, mais également des coûts de maintenance et en effectuer le rapportage.
- S’assurer qu’un mini stock de carburant de réserve est disponible pour les générateurs, et que les motos partant sur le terrain disposent d’une quantité de carburant de réserve.
- S’assurer d’une gestion adéquate de ces stocks conformément aux procédures et rapporter toute anomalie à la hiérarchie.
- Comparer hebdomadairement les consommations des log books et les bons de carburant (Fuel Vouchers) avec le récapitulatif des consommations sur les sites des fournisseurs de carburant à Concern : Prévenir le Senior Logistics Officer en cas de différence.
- Préparer les rapports de transport (véhicules, motos et générateurs) et les soumettre mensuellement au Senior Logistics Officer pour vérification conformément au calendrier logistique avant leur transmission au/à la Coordinateur/trice Logistique pour consolidation.
- Effectuer mensuellement une analyse de consommation des véhicules, motos et générateurs, la partager avec le Senior Logistics Officer, le/la Coordinateur/trice Logistique et le DO et recommander des actions correctives en consultation avec le Mécanicien Itinérant en cas d’anomalies.
- S’assurer que les Chauffeurs et utilisateurs des motos collectent automatiquement les reçus de carburant auprès des stations après carburation, et veiller à leur archivage avec les bons de carburant (Fuel Vouchers) et les log sheets pour le besoin de rapportage.
- S’assurer que les règles de sécurité soient respectées par les chauffeurs et par les passagers.
- Contrôler régulièrement l’état de propreté des véhicules et motos ainsi que la bonne tenue des carnets de bord, mais également de la mise en œuvre de toutes les directives internes sur la prévention du Covid-19 pendant les déplacements.
- Contrôler personnellement réparations et les entretiens des véhicules et assurer un bon remplacement des pièces détachées.
- S’assure qu’aucune réparation du véhicule ne se fasse sans l’aval du Senior Logistics Officer et du Magasinier Itinérant.
- Rédiger les supply requests (SR) pour des besoins en pièces détachées ou en consommables et assister techniquement l’Assistant/e Logistique en charge des approvisionnements dans leur achat en cas de besoin afin d’en assurer la qualité après avis du Mécanicien Itinérant.
- En collaboration avec le Magasinier assure la disponibilité des pièces détachées en stock.
- S’assurer que les contrôles quotidiens et hebdomadaires des véhicules sont formellement réalisés par les Chauffeurs aussi bien pour les véhicules de location que les véhicules de Concern, et que les fiches de contrôle sont systématiquement archivées dans le dossier de chaque véhicule.
- Superviser la vérification administrative et technique des véhicules de location avant de les proposer pour utilisation par le personnel de Concern ou pour le transport des biens de Concern.
- Préparer les contrats de location des véhicules pour Tahoua et les soumettre au Senior Logistics Officer pour revue avant leur approbation.
- Tenir à jour la liste des véhicules de locations.
- Assurer le suivi des contrats de location des véhicules, de réparation des motos, etc. (payements, dates de fin de contrats, renouvellement, etc.)
- Assurer la formation des anciens et nouveaux Chauffeurs aux modalités internes de gestion des véhicules (utilisation Tom card, approvisionnement en carburant, remplissage des carnets de bord, etc.) et au respect des règles de sécurité relatives la conduite des véhicules. Pareil pour les motos.
- Assurer le suivi des documents légaux des véhicules et motos de Concern (Carte grise, assurance, vignette, contrôle technique, etc.), assure leur archivage, et s’assurer que les copies se trouvent à l’intérieur des véhicules et avec les motos selon le cas.
- Suivre les déplacements des véhicules, et s’occuper des communications radio pour transmettre et recevoir les informations des véhicules sur le terrain.
- Superviser le départ sur le terrain de tous les véhicules et motos et fournir un briefing aux passagers et aux Chauffeurs.
- S’assurer de la présence et du bon fonctionnement des moyens de communication à bord des véhicules envoyés sur le terrain.
- S’assurer que les véhicules partant sur le terrain soient équipés pour faire face à un embourbement, petite panne, etc. pendant la saison des pluies.
- Effectuer le suivi des pneus et des batteries conformément aux procédures et demander leur remplacement lorsque cela est nécessaire.
- Participer activement dans l’évaluation des capacités des garages externes lorsque cela est nécessaire.
Responsabilité 2 : Gestion des Chauffeurs et renforcement des capacités
- Superviser les Chauffeurs dans leurs tâches respectives, suivre, gérer et évaluer leurs performances de manière efficace et documentée, et s’assurer qu’ils exécutent leurs responsabilités conformément aux politiques, procédures et directives internes.
- Etablir les planifications mensuelles et hebdomadaire des activités et des congés des chauffeurs, y compris leurs horaires de travail par roulement.
- Contrôler la bonne exécution des activités des chauffeurs, leur apporter l’appui technique nécessaire et efficace dans le cadre de leur travail, les former et renforcer leurs capacités dans la conduite et les procédures/politiques/normes de Concern - Assurer et qu’ils disposent des matériels et outils pour la bonne exécution de leurs tâches et responsabilités.
- Rédiger et/ou assister les chauffeurs dans la rédaction des rapports d’incident / accident / pertes en lien avec les véhicules et le transport en général, et les transmettre au Senior Logistics Officer
- Rapporter toute préoccupation de son équipe à la hiérarchie pour des actions appropriées, y compris des questions disciplinaires et maintenir un standard élevé de comportement et d’attitude de la part des Chauffeurs. |
