1. Tâches administratives et rédaction 


• Rédige et distribue les rapports des réunions bilatéral et multilatéral dans les délais prévus et de bonne qualité

• Assure la correspondance du Hub SRM, inclus la gestion de la boite électronique générique
• Rédige les PV des réunions internes et externes dans les délais prévus et de bonne qualité

• Prépare les agendas, brochures et programmes des réunions, formations et ateliers

𔆒. Logistique



Assure la gestion et le suivi du véhicules (programmation des déplacements, demande de formation/recyclage des chauffeurs du programme, commande et gestion des cartes de carburant & péage, rapport mensuel des cartes, cession, remise & vente du matériel roulant, suivi des entretiens réparations des différents véhicules, la gestion des équipements des véhicules, etc…) et s’assure du bon fonctionnement des véhicules 

Vérifie et cosigne les carnets de bord des véhicules / différents déplacements, classe les doubles des fiches de bord (jaune) après vérification.

Transmet les fiches des heures supplémentaires des chauffeurs au Bureau Pays pour traitement

Transmet une copie des fiches de bord au comptable pour l’établissement des notes de débit, et inscrit les numéros appropriés sur les fiches de bord dès réception de la preuve du paiement
soutient la préparation de programmes de visite en CI pour le projet et les activités liées et organise l’accueil des collègues et visiteurs à l’aéroport.

Gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses gère les réservations d’hôtels, etc….

Etablit les ordres de mission en fonction de la disponibilité des chauffeurs et des véhicules, et classe une copie de l’ordre de mission pour un meilleur suivi
Gère les demandes de réparation des véhicules et d’entretien du matériel
Gère les approvisionnements et réapprovisionnements en carburant et récupère une copie des reçus de carburant des véhicules pour un suivi puis co-signe le rapport mensuel de carburant par véhicule.

Organise la logistique des ateliers (hébergement, location de salles et traiteur etc…) et constitue une base de données des prestataires de services et organise la contractualisation des prestations de modération.
Procède aux achats du programme y compris les fournitures de bureau de l’équipe du hub régional et veille à leur disponibilité en tenant un tableau de suivi
Appuie les nouveaux collègues en leur mettant le matériel nécessaire à disposition pour leur travail (ordinateurs, téléphones, fournitures de bureau, etc…)
Gère le magasin du hub régional (y compris la clé) pour le stockage des achats

𔆒 Autres attributions
 Assume d’autres activités et tâches sur instruction du Conseiller régional en gestion de risques et sécurité.

Qualification

BAC+2/3 BTS ou étude similaire dans une spécialité en rapport avec la gestion de la logistique/ gestion administrative.

Expérience professionnelle

Au moins 3-5 ans d`expérience en gestion de secrétariat de direction (français et anglais), en travaux d’administration en préférence complémentée par des expériences pratiques en budgétisation et suivi budgétaire 

Une parfaite maîtrise de la langue française et anglaise (oral et écrit) est requise.
Excellentes compétences communicationnelles et parfaite maîtrise de l`outil informatique, environnement Windows, logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Powerpoint, Word) et des instruments de télécommunication



Autres connaissances/compétences


• Conscience développée des prestations de service
 Capacité communicationnelle


Respect des délais
 Capacité d’analyse

Capacité de proactivité
Promptitude, intégrité et confidentialité

Sens de l’initiative / autonomie 

Être capable de travailler sous pression et dans une équipe multiculturelle 

Sens et esprit d’initiative pour développer et optimiser les méthodes/processus

Bonnes capacités de gestion et d’organisation et attitude centrée sur les clients et les services/résultats

Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

Vous êtes invités à présenter votre dossier au plus tard le 26 octobre 2021 au cas où votre profil répond aux exigences du poste.

Le dossier contenant : - Le Curriculum Vitae et la lettre de motivation - Les copies de vos diplômes (obligatoires) - Les références des emplois antérieurs (certificat de travail) et - Les PRETENTIONS SALARIALES EN BRUTS - est à déposer physiquement sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire avec la mention : « ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE (h/f) INTERIM ».

Les candidat(e)s peuvent également envoyer leur dossier par e-mail à l’adresse électronique suivante avec en objet « ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE (h/f) INTERIM » recrutement-cote-ivoire@giz.de 

Les candidatures féminines sont vivement recommandées

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