L’Assistant(e) Administratif(ve) apporte un soutien administratif général afin d’assurer une gestion harmonieet efficace des activités administratives dans le bureau d’Abidjan. Il s’agit notamment de gérer et classer les autorisations de voyages et les réservations, aider à l`examen des demandes de remboursement. Il/elle coordonne la logistique des événements et/ou des ateliers pour le bureau d’Abidjan. 2 L’Assistant (e) administratif (ve) est responsable de façon optimale des opérations administratives quotidiennes liées à la gestion de l’information, à la logistique et à l’approvisionnement du bureau d’Abidjan. Le poste assure la liaison avec des fournisseurs et prestataires de services externes. En collaboration avec l’équipe des Opérations, l’Assistant(e) Administratif(ve) facilite la capacité de l’équipe du programme à gérer et à organiser le bureau efficacement et professionnellement en s’assurant que l’archivage est fait correctement, en mettant en œuvre les procédures administratives, les plans et les contrôles, en traitant les questions administratives, en préparant et initiant le processus d’approvisionnement pour les services et biens couramment utilisés par le bureau (par exemple les compagnies aériennes, les taxis, les fournitures de bureau). Et également en procédant au lancement du processus annuel de sélection des fournisseurs. Il/Elle gère les activités administratives liés à l`intégration des nouveaux employés et lorsque ceux-ci quittent Interpeace, apporte un soutien aux Finances en prenant en charge la gestion du Petty Cash. Ce poste est un poste local basé à Abidjan.

Gestion du bureau et de l’information
• Assurer la liaison avec la gestion du bâtiment loué et les autres services techniques concernés (télécommunications, services électroniques etc..), ce qui implique de s’assurer que les factures téléphoniques et Internet sont à jour et initier les paiements. • Maintenir un système de classement des dossiers à jour, à la fois électronique et physique sur l’application FSD. Ceci inclus les fichiers liés à l’administration et aux finances
• Coordonner les activités et les opérations du bureau afin de garantir l’efficacité et le respect des politiques de l’organisation
• Coordonner les questions générales de réparation et d’entretien du bureau (climatisation, sécurité, générateur, nettoyage des tapis, peinture etc…)
• Gérer le courrier entrant – en tenant compte des questions confidentielles - en le copiant et en le faisant circuler si nécessaire
• Coordonner avec la femme de ménage pour maintenir les espaces du bureau propres et organisés en permanence
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques entrants
• Aider à mettre à jour les informations sur les fournisseurs et les listes de consultants de la Côte d’Ivoire en coordination avec tous les bureaux et unités, en s’assurant que les processus d’approbation ont été menés à bien
• Aider à la préparation des contrats de location et de prestation de service au bureau d’Abidjan
• Coordonner les courriers DHL et les autres courriers sortants.
• Maintenir à jour la feuille de présence des employées
• Toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur hiérarchique liés au travail administratif
Administration des Ressources humaines
• Apporter un appui dans l’organisation administrative des tests de recrutements (téléchargement des dossiers de candidature, premier tri, envoi des convocations pour les tests écrits et entretiens. 3
• Soutenir l’intégration des nouveaux employés en obtenant des cartes de visite et en mettant en aménageant l’espace de travail du nouveau membre du personnel
• Suivi de la préparation et archivage des TimeSheets auprès du staff
Logistique
• Maintenir une bonne communication avec l’équipe de programme et les parties prenantes concernées au sein des communautés ciblées par le programme
• Soutenir l`organisation logistique des activités communautaires, des ateliers, des groupes de discussion, des formations et des autres activités du programme en Côte d4ivoire y compris mais sans se limiter seulement qu’aux réservations de billets d’avion, l’hébergement, la diffusion des documents de suivi aux participants et la coordination des transferts à l`aéroport.
• Demander à l`équipe des finances le traitement de l`indemnité journalière de subsistance (DSA) et des frais de route pour les participants aux ateliers et les activités du projet
• Aider à la préparation des contrats de location de voiture pour les activités du Programme
• Communiquer toutes les dispositions logistiques au personnel du bureau d’Abidjan.
• Coordonner l’acquisition des visas et l’hébergement, ce qui inclus la rédaction de lettres d’invitation et la constitution des dossiers pour les consultants, les partenaires et le personnel d’Abidjan.
• Superviser les besoins de transport du bureau tout en tenant compte des coûts, y compris la préparation des bons de taxi tout en s’assurant qu’il a été autorisé
• Soutenir le personnel sur certaines questions administratives et logistique en cas de besoin
• Faire les photocopies des documents et faire la reliure si nécessaire.
Approvisionnement et Administration des finances
• Assurer l’approvisionnement en temps utile et de manière efficace des biens : aider à la préparation du processus d’approvisionnement - coordonner la réception, évaluer les offres ou des propositions de biens, de services ou de travaux
• Aider à tenir à jour les informations sur les listes de fournisseurs privilégiés en coordination avec l`unité de programme en vérifiant que les processus d`approbation ont été menés à bien
• Aider à la préparation et à la gestion des contrats de services et des bons de commande fournisseurs en liaison avec le Chargé d’Appui aux Opérations. Veiller à ce que les autorisations nécessaires soient accordées conformément à la politique des achats.
• Assurer de solides partenariats avec les fournisseurs et les consultants
• Soumettre les dossiers d’achats, les contrats et les LPOs pour traitement et paiement.
• S’occuper de toute autre tâche pouvant lui être assignée par le superviseur
• Assurer la gestion de la petite caisse (Petty Cash) du bureau d’Abidjan.
• Préparer la réconciliation du Petty Cash sur une base mensuelle et faire valider par le superviseur

Champ d`application et impact
• Les responsabilités et les objectifs sont assignés avec une latitude minimale pour la prise de décision administrative en utilisant des directives définies par le/la supérieur(e) hiérarchique, les politiques et les procédures institutionnelles et les directives administratives. Les 4 problèmes inhabituels sont discutés avec le/la supérieur(e) hiérarchique pour clarification, conclusion
• Le travail mené par l’Assistant(e) Administratif(ve) a un impact sur tous les employés et partenaires en Côte d’Ivoire

Planification et mise en œuvre
• Informer et mettre en œuvre le plan de travail administratif pour le Bureau Interpeace d’Abidjan
• Exécute les politiques et processus administratifs pour le Bureau Interpeace d’Abidjan

o Education o Être titulaire moins d`un Bac + 2/3 dans un domaine relatif aux compétences exigées (Assistanat de Direction, Secrétariat de direction, Administration, Logistiques, ou tout autre diplôme équivalent.

Compétences
o Solide maîtrise des outils informatiques (programmes MS Office, Word et Excel). La maîtrise de Microsoft Access sera considérée comme un plus o Français courant compétences en anglais oral et écrit considérées comme un plus.
o Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec succès et à adopter des comportements et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires. o Excellente capacité à interagir avec les gens avec respect et tact
o Excellente capacité à traiter des informations confidentielles et / ou des problèmes en faisant preuve de discrétion et de discernement
o Flexibilité et capacité à gérer différentes tâches en même temps ainsi qu`une charge de travail importante sous des contraintes de temps
o Solides compétences organisationnelles et multitâches o Démontrer un engagement envers les valeurs et les principes de travail d`Interpeace à la fois au sein de l`équipe d`Interpeace et à l`extérieur
o Disposer d`une capacité à travailler de manière autonome et sous pression o Être ouvert, créatif, flexible et orienté vers la recherche de solutions lorsqu`un problème se pose
o Être de bonne intégrité et forte sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d`âge
Compétences d`Interpeace
o Collaboration & capacité à tisser des liens
o Communication
o Orientation vers les résultats o Adaptabilité et apprentissage continu
o Respect de la diversité

Les candidats intéressés et qui remplissent les conditions sont invités à soumettre leurs dossiers par courrier électronique à l’adresse suivante : recruitment-wa@interpeace.org au plus tard le 28 janvier 2022. Pour que votre candidature soit prise en considération, la mention " Assistante Administrative Abidjan" doit figurer dans l`objet du courriel de candidature et le dossier de candidature devra comprendre obligatoirement :
• Un curriculum vitae complet
• Une lettre de motivation
• Un document retraçant les réponses aux questions suivantes : I. Avez-vous déjà fait l`objet d`une condamnation pénale ou d`une sanction pénale ou administrative par une autorité compétente ? Dans l`affirmative, veuillez préciser : II. Avez-vous déjà été licencié ou séparé (par exemple, résiliation de contrat, licenciement, non renouvellement) ou soumis à une mesure ou une sanction disciplinaire par votre employeur pour fraude, harcèlement moral, harcèlement sexuel, exploitation ou abus sexuel ? III. Avez-vous déjà démissionné alors que vous faisiez l`objet d`une enquête ou d`une procédure disciplinaire ? Ce document doit comporter à la fin la déclaration d`accord suivante : • Je confirme l`exactitude des informations fournies, étant entendu qu`Interpeace procédera à une vérification des références pour contrôler les informations pertinentes.
• Je comprends que si des informations fausses ou trompeuses sont fournies dans ma candidature, ou si des faits matériels sont supprimés, je ne peux pas être employé, ou si je suis employé, je peux être licencié. Interpeace valorise la diversité au sein de son personnel et vise à atteindre l’égalité des sexes à la fois par la parité à tous les niveaux de l’organisation et par la promotion de la dimension de genre dans tous ses travaux. Les candidatures féminines, masculines ainsi que celles des personnes handicapées sont fortement encouragées. Veuillez noter qu`en raison du nombre élevé de candidatures, SEULS les candidats présélectionnés seront contactés pour les prochaines étapes.

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