Notre client présent dans le domaine des affaires recherche une Assistante personnelle bilingue (Anglais – Français)
Missions du Poste
• Accueillir et orienter des visiteurs
• Assurer l’organisation des activités quotidiennes de son employeur à caractère professionnel et privé
• Assister l’employeur (organiser l’agenda, ses formations et ses missions)
• Gérer l’administratif (participer au recrutement, rédiger les CR de réunions, participer à la communication interne et externe, assurer le suivi des dossiers, réaliser des reporting)
• Manager des fonctions supports (gérer les situations délicates)
• Gérer et filtrer les appels téléphoniques
• Gérer les courriers y compris les mails (réception, transmission, traitement, ventilation, classement et archivage)
• Concevoir et rédiger les notes et divers rapports
• Assurer la diffusion et la circulation de l’information et des instructions
• Organiser les plannings et les déplacements
• Organiser les réunions (y compris la logistique) et rédiger les comptes rendus.
• Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers et à la prise de décision
• Contrôler et fournir à votre responsable les documents à la validation des dossiers
• Représenter votre employeur dans des missions délicates
• Enregistrer des factures contractuelles
• Relancer et suivre des factures depuis l’émission jusqu’au paiement effectif
• Assurer le suivi des affaires en cours.
• Assurer toutes autres tâches confiées par l’employeur et entrant dans le cadre professionnel et privé de celui-ci.

Compétences

• Relationnelles et managériales

- Etre en mesure d’organiser et de planifier les rendez-vous selon les priorités et les urgences
- Etre en mesure d’établir une relation de confiance avec les contacts particuliers de l’employeur
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Savoir contribuer à un travail d’équipe régulier et cohérent


• Organisationnelles

- Mener à bien les missions peu importe leur caractère privé (confidentiel) ou publique.
- Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Etre en capacité d’intégrer les priorités de l’employeur selon l’urgence dans l’agenda peu importe son organisation de base dans la gestion quotidienne des activités.
- Savoir gérer les aléas
- Capacité à relancer ses partenaires pour récolter les informations souhaitées
- Savoir constituer des dossiers avec expertise.
- Savoir gérer son temps

• Techniques

- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Savoir rédiger des courriers simples et des comptes rendus de manière autonome.


• Exigences du poste

Horaires spécifiques
Déplacements à l’étranger
Permis de conduire obligatoire

Profil Recherché
• BAC+2 minimum
• Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle.
• Expression écrite et orale irréprochables en Anglais et Français
• Bonne maitrise des techniques bureautiques
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Analyse et gestion des demandes
• Capacité d’organisation
• Polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe
• Discrétion
• Maitrise de la communication en anglais obligatoire
• Forte capacité d’organisation
• Rigueur et méthode
• Capacité d’anticipation et de compte rendu
• Bonne gestion des priorités.

Pour ce poste, merci de nous faire parvenir votre CV à l`adresse recrutement@exceliam.com en mentionnant en objet "ASSISTANTE PERSONNELLE EDU"

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