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TITRE DE POSTE : ADMIN JUNIOR
TYPE ET DUREE DU CONTRAT : Contrat de travail à Durée Déterminée (CDD) renouvelable
LIEU D’AFFECTATION : N/A
DATE DE PUBLICATION : 21/11/2022
DATE LIMITE DE DEPOT DE DOSSIER : 04/12/2022
CONTEXTE
COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d`un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d`urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l`Europe de l`Est, COOPI favorise l`accès à l`eau et le droit à la santé et à l`instruction des communautés les plus pauvres.
COOPI est présent au Niger depuis 2012 avec un bureau de coordination à Niamey, et de bases terrain à Diffa, Agadez, Tillabéry, Tahoua et Maradi. COOPI intervient dans les secteurs de la santé, santé mentale et soutien psychosocial (SMSPS), éducation, protection et nutrition/sécurité alimentaire. Les principaux bailleurs de fonds sont ECHO, la Coopération Suisse, la Coopération Italienne (AICS), OFDA et les agences des nations unies (UNHCR, UNICEF).
Pour les besoins de renforcement de son effectif, l’organisation recrute un (01) Admin Junior.
I.MISSIONS ET RESPONSABILITES
A /GESTION DE LA COMPTABILITE, FINANCES ET DES PAIEMENTS.
a1/ En collaboration avec l’Administrateur Senior, la logistique et les chefs de Projet, préparer les plans d’achat des projets, planifier les besoins financiers mensuels, élaborer et vérifier les budgets des activités de la base
a2/ Appuyer l’Administrateur dans la préparation, la mise à jour et l’implémentation du ficher de répartition des couts de base sur la base des PREPPY des projets
a3/ Assurer, en collaboration avec l’administrateur, la correcte gestion de la comptabilité des projets conformément aux procédures de COOPI et celles des bailleurs de fonds
a4/ Vérifier la validité des contrats / conventions et l’exhaustivité de l’ensemble des documents avant tout payement
a5/ Traiter les paiements en respectant le planning
a6/ Assurer l’application des taux des perdiems et autres frais pour le staff COOPI ainsi que pour les partenaires conforment aux TDR ou Conventions signés
a7/ Etablir les états des impôts et taxes selon le calendrier prévu par la coordination RH et finance et conformément à la législation en vigueur.
a8/ Assurer le paiement des impôts et taxes prévus par la législation nationale (ISB, TVA, CNSS, taxes immobilières, etc …) selon le calendrier prévu par la loi.
a9/ Mettre à jour régulièrement les journaux des caisses et banques et en assurer l’exactitude
a10/ Gestion et réconciliation mensuelle des comptes bancaires de la base sous la responsabilité et le contrôle de l’Administrateur
a11/ Organiser et assurer une réconciliation hebdomadaire et mensuelle des différentes caisses des projets sous le contrôle de l’Administrateur (Contrôle des soldes physique, théoriques et « Desy »).
a12/ Assister l’Administrateur dans l’imputation et la saisie des écritures dans le logiciel comptable DESY tout en s’assurant de la bonne utilisation des codes financiers
a13/ Appuyer à la rédaction des rapports financiers intermédiaires et finaux du projet en collaboration avec l’administrateur, le Chef de Projet et sous la supervision de la chargée de monitoring des projets
B/ GESTION DES PIECES COMPTABLES ET ARCHIVAGE
b1/ Collaborer avec le département logistique pour assurer la conformité et exhaustivité des documents des procédures d’achat et de service
b2/ Collaborer avec le département logistique pendant la préparation des contrats de fourniture et service
b3/ Collaborer à la mise à jour des inventaires des biens (propriété de Coopi Niger et projet) avec la logistique
b4/ Garantir le regroupement des pièces justificatives
b5/ Préparation les pièces comptables relatives aux audits internes et externes du projet.
b6/ Classement et Archivage électronique et physique des documents administratifs et comptables liés au projet
b7/ Assurer que le transfert des pièces comptables originales, correctes et complètes soit fait à temps de la Base vers la Coordination
b8/ S’assurer de la bonne réception des documents administratifs et comptables par la Coordination
C/ GESTION DES RESSOURCES HUMAINES.
c1/ S’assurer que le Règlement Interne de COOPI est lu, signé et respecté par tous les employés de la base et alerter le superviseur direct en cas d’infraction.
c2/ Saisir et mettre à jour les documents de support liés à la gestion des ressources humaines (BDD employés, organigramme, registre des employés, mailing List…)
c3/ Assurer le suivi de congé, de la fiche de présence et celle de pointage (timesheet) du personnel
c4/ Gérer la documentation administrative et les différents dossiers du personnel
c5/ Assurer le suivi des contrats de personnel
c6/ Assurer le recrutement du personnel en étroite collaboration avec l’Administrateur et la coordination des ressources humaines tout en s’assurant du respect rigoureux de la procédure et des étapes à suivre
c7/ Collaborer avec la Coordination de Niamey et les Chefs de Projet à tous les niveaux sur la gestion des ressources humaines.
D/ REUNION, REPRESENTATION ET COMMUNICATION.
d1 / Assurer une communication constante avec l’équipe administrative RH et finance de la Base et de la Coordination et participer aux différentes réunions de la Base
d4/ Assurer et faciliter la communication avec les partenaires et les fournisseurs de COOPI
d5/Représenter l’institution au niveau de l’inspection, L’ANPE, la CNSS et les banques.
Cette liste des tâches est non-exhaustive et peut être adaptée au besoin des activités sur demande du superviseur direct. |
