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A propos d’ACTED
Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org
Au Mali, ACTED intervient depuis avril 2012 dans les zones suivantes : Bamako-Koro-Gao-Sévaré-Douentza Ménaka-Badiangara et Anderaboukane et les secteurs suivants :
• sécurité alimentaire et appui à la relance économique
• lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire
• accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement
• appui à l’éducation et à la formation professionnelle
• appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri
• appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre
Contexte du poste et principaux enjeux
L’Assistant Achat a pour mission de traiter l’ensemble des requêtes et des dossiers d’achats transmis par son Chargé d’Achat. L’Assistant Achat peut être spécialisé sur les requêtes et dossiers d’achats venant de Bamako ou venant du terrain selon l’intitulé de son poste.
Bien que basé en capitale, l’Assistant Achat peut être amené à se déplacer en région afin de participer à des missions de formations ou de contrôles. Il veille à au respect des procédures logistiques en vigueur et l’utilisation des outils les plus récents.
L’Assistant Achat joue un rôle central la mise en concurrence imposé par les dossiers d’achats. Son travail de recherche de cotations, ses connaissances techniques, sa compréhension des fournisseurs et son éthique sont indispensables au succès de tout dossier d’achat.
Sous la supervision du Chargé Achat, l’Assistant Achat garanti le respect du cadre légal des dossiers, l’application du cadre administratif défini par le siège et des règles spécifiques de la mission, dans le souci constant de la défense des intérêts de l’association et de la bonne utilisation des ressources.
- Sous la supervision du Chargé Achat
Rôle et principales responsabilités
I. TACHES ET RESPONSABILITES
1. Gestion des Achats scénarii A B C & D
ü L’Assistant Achats recherche les cotations
ü Il vérifie le sérieux des fournisseurs et la qualité des articles proposés à travers la livraison d’échantillons ou en allant directement dans les magasins. Pour les scénarios C qui concernent des achats PROG, il fait valider les échantillons par le représentant du projet demandeur. Pour tout achat IT/COM, il fait valider les échantillons par le chargé IT
ü Il monte les dossiers d’achat
ü Il s’assure de la livraison dans le délai imparti et monte le dossier de paiement
ü Il archive les dossiers d’achat dans des classeurs en respectant la procédure ACTED de classement
ü Il actualise le classeur fournisseur selon le process BEST
ü Dans le cadre des appels d’offres, il participe à la procédure de retrait et d’enregistrement des offres. Il peut être amené à appuyer le Chargé Achats dans le cadre des vérifications sur les soumissionnaires
2. Reporting
ü Il actualise le PV de coordination chaque lundi sur le fichier en ligne
ü Il compile les rapports TITANIC de sa responsabilité (capitale et bases) à envoyer tous les 5 du mois au CLM et au Responsable Logistique Pays Adjoint (PRO-03).
ü Il fait le screening des fournisseurs dans la plateforme Acted.
ü Il archive les dossiers d’achats dans la plateforme (SHAREPOINT) en respectant la nomenclature.
II. FAUTES LOURDES
ü Le non-respect de cette description de poste entraîne des sanctions telles que définies dans le règlement d’ordre intérieur ainsi que :
· Le vol
· Le détournement des biens ACTED
· L’utilisation du nom d’ACTED sans accord préalable du Logisticien
· La consommation d’alcool, drogue et sommeil pendant les horaires de travail
· La Surfacturation
· Les ententes fournisseurs
· Le détournement de données
III. AUTRES/GENERALITES
ACTED est une organisation non gouvernementale et humanitaire française engagée dans des programmes d’urgence et de développement.
Compte tenu de la nature des activités, les employé(e)s doivent être disponibles et flexibles à tout moment afin de répondre aux éventuelles urgences.
A des fins de fluidification de l’activité logistique de la mission, il peut être amené ponctuellement à intervenir sur d’autres tâches que celles suscitées sous l’approbation de son supérieur.
Cette description de poste peut être sujette à des modifications suivant l’évolution des activités. Ces éventuelles modifications seront redéfinies et discutées entre ACTED et l’employé.
IV. CONFIDENTIALITE
A la fin de son contrat, l’Assistant Achat s’engage à ne pas divulguer ni mettre à la disposition d’une autre structure ou organisation les documents, fichiers et informations auxquels il a eu accès tout au long de son affectation au sein des équipes ACTED. |
