Offre d'emploi
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ASSISTANT DE L’ADMINISTRATION-RÉCEPTIONNISTE

Référence de l'offre: 042 / MC-NIGER
Pays du poste offert: Niger
Date: 11/22/2022
Nombre de position: 1
    
Description du poste
 
Titre du Poste :  ASSISTANT (E) DE L’ADMINISTRATION-RÉCEPTIONNISTE
Lieu de Travail : Région de Tahoua
Catégorie : CDD (plein temps – 1 an)
Nombre de place :1

A PROPOS DE MERCY CORPS :
Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan motivée par la conviction qu`un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe et dans les épreuves, dans plus de 40 pays du monde entier, nous nouons des partenariats pour mettre en place des solutions audacieuses, afin d’aider les gens à triompher de l`adversité et à construire des communautés plus fortes de l`intérieur. Maintenant et pour l`avenir.

Mercy Corps est présent au Niger depuis 2005 et concentre ses interventions sur l`amélioration de la sécurité alimentaire, des moyens de subsistance, du genre, de la cohésion sociale, de la gouvernance et des résultats des interventions d`urgence. Notre travail dans ces domaines contribue à la résilience des communautés locales face aux chocs et aux tensions et leur permet de parvenir à un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps exige que le secteur privé, le gouvernement et la société civile travaillent ensemble pour créer un changement significatif et durable. Mercy Corps met actuellement en œuvre plusieurs programmes de développement et d`aide humanitaire d`une valeur de plus de 62 millions de dollars avec des bureaux sur le terrain à Abala, Filingué, Maradi, Tillabéri et à Tahoua, ainsi qu`à Ouagadougou/Burkina Faso.

RESUME DU PROGRAMME PLANNING FOR PRODUCTIVE MIGRATION (PPM)
En Afrique de l`Ouest, la migration saisonnière est une réponse courante à l`insécurité et aux difficultés environnementales. Pourtant, il existe peu d`éléments sur les retombées économiques de cette stratégie de subsistance. Planning for Productive Migration, un projet financé par l`Open Philanthropy Project et conçu en partenariat avec l`Immigration Policy Lab (IPL) de Stanford, vise à soutenir une migration sûre, régulière et productive et à comprendre son impact par le biais de la recherche-action. Le programme vise à améliorer les moyens de subsistance des jeunes hommes migrants et de leurs familles grâce à un ensemble de services comprenant la fourniture d`informations, l`inclusion financière/l`éducation, la formation aux compétences non techniques, la planification de la migration, les subventions de transport et le Cash Transfer Inconditionnel.
Describe overview of job missioRESUME DU POSTE :
Sous la supervision directe du chef de Bureau, l’Assistant (e) de l’Administration-Réceptionniste assurera la qualité de l’accueil assurera quotidiennement les tâches assignées à l’administration, la documentation, le classement des dossiers, la facilitation des voyages du personnel dans le temps opportun et de manière précise.

Responsabilités essentielles :
• Maitriser le contenu du programme PPM
• Fournir un appui administratif à l’équipe programme dans les préparatifs des rencontre et réunion (préparations, documents de support, moyen Logistique Nécessaires folders, facsheets),
• Appuyer l’équipe du programme, logistique et finance dans le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs
• Appuyer l`équipe du bureau principal durant les recrutements et selon les besoins, comme assigné par le chef de département RH en coordination avec le chef de bureau 
• Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés
• Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau
• Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels)
• Noter les appels sur des fiches et les transmettre
• Participer et aidez à l’organisation des réunions y compris, dans les prises des notes
• Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilette et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective
• Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment
• Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprie et classées
• Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures
• Assurer la traduction des documents de l’anglais au français et vice versa
• Saisir les courriers types à partir des lettres types
• Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives
• Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, ct…)
• Ainsi que le registre de présence du personnel
• Faire les demandes de paiement des prestataires, Airtel ou Orange, les entreprises d`eau et d`électricité et les contrats de bail à la fin de chaque mois en conformité avec les procédures finance, et en coordination avec le Chef du bureau
• Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps
Représentation Responsabilité envers les bénéficiaires
• Les membres de l`équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l`évaluation de nos projets sur le terrain.
• Les membres de l`équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de Mercy Corps à tout moment et dans tous les lieux du pays.
• Connaître et maintenir des bons rapports avec les services techniques communaux, et les ONG locales et internationales opérant dans la commune, en se tenant informé des activités en cours et planifiées, des problèmes spécifiques d’intervention et des opportunités de partenariat.
• Etre le représentant du Programme et de Mercy Corps auprès des communautés et par conséquent, avoir une attitude répondant à la vision de Mercy Corps.
• Représenter le programme dans des réunions au niveau des communes et département sur délégation du superviseur.

Rapports :
Rapporte directement au Chef de bureau à Tahoua avec l’appui technique de l’Administrative Officer à Niamey

Responsabilité de supervision : manœuvre
Travaille directement avec : tout le personnel du programme PPM basé dans la région de Tahoua ainsi que le personnel de la Logistique, des Finances et des Ressources Humaines au niveau régional et national.
 
Description du profil du candidat
 
Connaissances et Expériences :
• Avoir un diplôme supérieur au moins de BAC +2 en gestion de ressources humaines et ou administration ou secrétaire
• Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale
• Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations
• Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une excellente connaissance de l’informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Google Drive, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données  
• Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie
• Une habilite prouve d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de suspension
• Etre bilingue (Anglais et Français) préféré.
• Maitriser très bien Haoussa, le Tamashek et le contexte de Tahoua sera un atout
• Capacité de travailler avec une équipe multiethnique culturellement de façon appropriée.
• Une capacité de travailler indépendamment avec un minimum de supervision, dans l’exécution des activités opérationnelles de projet.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :
• Dans le cadre de l’initiative de l’apprentissage organisationnel, tous les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de dépenser 5% de leur temps de travail formels et / ou non-formelle dans des activités d`apprentissage professionnel.
FACTEURS DE SUCCES:
• Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, organisationnelle, et de priorisation sont nécessaires 
• Excellente capacité rédactionnelle 
• Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe 
• Sensibilisation et sensibilité au travail multiculturel - développement et la capacité à former et à faciliter le dialogue entre un groupe diversifié de personnes avec divers aptitudes et styles de travail 
• Engagement à travailler avec les membres de la communauté pour apporter des améliorations concrètes à leurs moyens d`existence et conditions de vie dans le secteur de la migration productive, l’Agriculture et Micro-entreprenariat
• Capacité à résoudre des problèmes de façon créative, à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés, et de faire face calmement et diplomatiquement à des événements inattendus et soudains et pouvant impacter sur les activités 
• Patience, honnêteté, intégrité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.
Apprentissage continu
À l`appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l`équipe de consacrer 5% de leur temps à des activités d`apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et / ou professionnels.
Diversité, équité et inclusion
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d`origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d`instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu`individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.
Nous reconnaissons que la diversité et l`inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu`aujourd`hui.
Egalité des chances pour l`emploi
Mercy Corps est un employeur garantissant l`égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l`égalité des chances en matière d`emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l`identité de genre, l`expression de genre, la religion, l`âge, l`orientation sexuelle, l`origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l`état matrimonial, le statut d`ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.
Sauvegarde et éthique
Mercy Corps s`engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu`il s`agisse des membres de l`équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d`autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l`exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l`IASC. Nous ne tolérerons pas l`abus d`enfants, l`exploitation sexuelle, l`abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d`un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l`équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l`équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.
 
Informations Complémentaires
 
DEPOT DE CANDIDATURE :
Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, fournir obligatoirement 3 références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents et carte ANPE mise à jour). Veuillez mentionner le titre du poste pour lequel vous postuler et adressez votre demande d’emploi au Directeur Pays, Mercy Corps Niger.
Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Mercy Corps Niger à l’adresse suivante :
https://recruiting2.ultipro.com/MER1024MERCY/JobBoard/e7b3fd03-8222-4b04-91d5-7652023a59d8/Opportunity/OpportunityDetail?opportunityId=8e17145e-f432-4514-87ce-46462487fc11
Délai de soumission : le mercredi, 30 novembre 2022 à 17h30 mn.
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas considérées.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps pour un emploi.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
Date expiration: 11/30/2022
Société: MERCY CORPS NIGER

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